무료 근태관리,
언제 요금제로 넘어가야 하나 — 전환 신호 세 가지와 넘어가지 않아도 되는 경우

결론부터. 무료 근태관리에서 요금제로 넘어가는 시점은 대개 세 가지 신호로 옵니다. ① 인원이 무료 상한을 넘을 때 ② 수기 집계 오류가 반복될 때 ③ 주 52시간을 실시간으로 봐야 할 때. 다만 이 세 가지가 곧바로 "돈을 내야 한다"를 뜻하지는 않습니다.
지금 쓰는 서비스의 한계일 뿐,
다른 선택지에서 무료로 해결되는 경우도 있기 때문입니다.

신호 1 — 인원이 상한을 넘을 때

가장 흔하고 가장 갑작스러운 신호입니다.
채용 한 명으로 10인 상한을 넘는 순간 전원이 요금 부과 대상이 됩니다.
11명이 되어 1명분만 더 내는 것이 아니라,
11명 전체에 1인당 요금이 붙는 구조가 일반적입니다.

이때 판단할 것은 두 가지입니다.
첫째, 1년 뒤 인원을 기준으로 계산하세요.
지금 11명이면 내년에 15명일 가능성이 높고 요금도 그만큼 늘어납니다.
둘째, 인원 제한이 없는 선택지가 있는지 확인하세요.
모든 서비스가 인원으로 끊는 것은 아닙니다.

신호 2 — 수기 집계 오류가 반복될 때

출퇴근은 프로그램에서 찍는데 급여 계산은 엑셀로 하는 상태가 이어지면,
매달 같은 자리에서 오류가 납니다. 지각·조퇴 공제, 연장근로 가산,
휴게 공제,
연차 차감이 대표적입니다.

이 신호는 요금보다 분쟁 리스크로 판단해야 합니다.
임금체불 진정이 들어오면 회사가 근로시간을 입증해야 하는데,
프로그램 기록과 엑셀 계산이 어긋나 있으면 그 자체가 불리한 정황이 됩니다.
출퇴근 기록은 임금 계산의 기초 자료라 3년은 보관해 두는 것이 안전합니다(근로기준법 제42조·시행령 제22조).

신호 3 — 주 52시간을 실시간으로 봐야 할 때

주 52시간(근로기준법 제53조)은 넘고 나서 알면 늦습니다. 이미 위반이 성립한 뒤이기 때문입니다.
연장근로가 잦은 조직이라면 주중에 남은 시간을 볼 수 있어야 합니다.

월말에 집계해서 아는 방식으로 운영 중이라면 이미 전환 신호가 켜진 것입니다.
다만 이것도 요금제의 조건이 아니라 기능의 조건입니다.
무료 구간에서 제공하는 서비스도 있습니다.

넘어가지 않아도 되는 경우

세 신호가 켜졌는데도 요금제 전환이 답이 아닌 경우가 있습니다.

• 인원 제한이 없는 서비스로 옮기는 경우 — 신호 1은 지금 서비스의 요금 설계 문제이지 우리 회사의 성장에 따른 부담이 아닙니다.
• 필요한 것이 기능이 아니라 설정인 경우 — 교대·유연근무가 안 되는 이유가 플랜이 아니라 설정을 안 한 것일 때가 있습니다.
  옮기기 전에 확인해 보세요.
• 한 기능 때문에 전체를 올리는 경우 — 급여명세서 하나 때문에 상위 플랜 전체를 결제하는 것보다,
  그 기능이 기본에 포함된 서비스를 보는 편이 나을 수 있습니다.

옮길 때 확인할 것

전환이든 이전이든 기록을 가져올 수 있는지를 가장 먼저 확인하세요.
출퇴근 기록은 임금 계산의 기초 자료라 3년은 보관해 두는 것이 안전하고,
근로감독이나 분쟁 때 근로시간을 입증하는 자료입니다.
CSV 등으로 내려받아 보관할 수 있는지,
새 서비스로 올릴 수 있는지 둘 다 확인해야 합니다.

인사책은 사용자 수에 따른 추가 요금이 없어 신호 1로는 전환이 발생하지 않습니다.
출퇴근·근태·시간 단위 연차·교대근무 편성을 인원과 무관하게 사용하고,
근로시간 대장과 출근부를 표준 서식으로 인쇄하거나 CSV로 내려받을 수 있습니다.

정리하면, 세 신호가 켜졌을 때 물어야 할 질문은 "얼마를 내야 하나"가 아니라 "이 한계가 우리 회사의 문제인가,
지금 쓰는 서비스의 요금 설계인가" 입니다.

본 문서는 일반 정보 제공 목적이며 개별 사안의 법률 자문이 아닙니다.