회사 메일 용량 10GB 나눠 쓰는 법

인사책 회사메일의 저장 용량은 직원 한 사람마다 나뉘어 있지 않고,
회사 전체가 합계 10GB를 함께 씁니다.
이 글은 「회사 전체 합계」가 실제로 어떤 뜻인지,
그 공간을 여러 사람이 무리 없이 나눠 쓰려면 어떤 습관을 들이면 좋은지,
그리고 용량을 넘었을 때 어떤 일이 생기는지를 이용약관과 개인정보처리방침에 적힌 내용 그대로 정리한 안내입니다.
지어낸 사례나 통계는 넣지 않았습니다.

「회사 전체 합계 10GB」는 무슨 뜻인가

회사메일의 저장 공간은 회사 한 곳에 10GB가 주어지고,
그 회사에서 메일 주소를 받은 모든 직원의 메일함이 이 공간을 함께 씁니다.
대표의 메일함,
영업 담당자의 메일함,
막 입사한 직원의 메일함이 따로따로 칸을 받는 것이 아니라 하나의 큰 통을 나눠 쓰는 구조입니다.
근거는 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.

이 구조에서 기억해 둘 점은 세 가지입니다.

• 메일 주소를 발급할 수 있는 직원 수에는 제한이 없습니다.
  직원이 늘어도 회사메일은 그대로 무료입니다.
• 다만 주소가 늘어난다고 공간이 함께 늘지는 않습니다.
  10GB는 언제나 회사 전체의 합계입니다.
• 그래서 한 사람이 큰 첨부 파일을 많이 쌓아 두면,
  그만큼 다른 직원이 쓸 수 있는 여유가 줄어듭니다.

처음 듣는 사람은 「사람이 많아지면 금방 차지 않을까」를 먼저 걱정합니다.
그런데 메일 공간을 차지하는 것은 사람 수보다 메일에 붙은 파일의 크기와,
지우지 않고 쌓아 둔 기간인 경우가 많습니다.
글자로만 된 메일은 생각보다 작고,
공간을 크게 쓰는 것은 대개 첨부 파일입니다.
그러니 함께 쓰는 공간을 오래 넉넉하게 유지하는 열쇠는 사람 수를 줄이는 일이 아니라,
무엇을 메일함에 남기고 무엇을 다른 곳에 보관할지 정해 두는 일입니다.

사람마다 나눠 주는 방식과 무엇이 다른가

무료 기업 메일을 비교한 공개 글을 보면,
해외 메일 서비스의 무료 요금제 가운데에는 사용자 5명까지,
1인당 5GB까지로 정해 둔 곳이 있다고 소개됩니다.
예전에 회사 도메인 메일을 무료로 주던 대형 서비스 일부는 그 무료 제공을 끝냈다는 내용도 함께 실려 있습니다.
국내 그룹웨어 역시 소규모 인원을 위한 무료 요금제를 운영하지만,
기본 요금제에서는 드라이브 같은 일부 기능이 제한된다고 소개됩니다.
비교 글의 내용은 그 글이 쓰인 시점 기준이므로,
다른 서비스를 살펴볼 때는 그 서비스의 현재 안내를 직접 확인하는 것이 좋습니다.

사람마다 일정한 칸을 나눠 주는 방식과,
회사 전체가 한 통을 함께 쓰는 방식은 장단점이 다릅니다.

한 통을 함께 쓰는 방식은 메일을 많이 쓰는 사람과 거의 쓰지 않는 사람이 섞여 있는 작은 회사에 잘 맞습니다.
현장 직원처럼 메일을 가끔만 여는 사람의 몫이 놀지 않고,
거래처 서류를 많이 주고받는 사람이 그 여유를 쓸 수 있기 때문입니다.
대신 누가 얼마나 쓰는지 개인 칸으로 막아 주지 않으므로,
정리 습관을 회사가 함께 정해 두는 편이 좋습니다.

작은 회사에서 메일 공간이 차는 자리

회사마다 업종과 일하는 방식이 달라서 「몇 달이면 몇 GB가 찬다」 같은 숫자를 말할 수는 없습니다.
다만 일반적으로 메일 공간을 크게 차지하는 자리는 비슷합니다.
아래 항목을 떠올리며 우리 회사는 어디에 해당하는지 한 번 짚어 보면 좋습니다.

• 도면·디자인·영상 파일을 주고받는 업무 — 한 통에 붙는 파일 자체가 큽니다.
  같은 파일을 고쳐 가며 여러 번 주고받으면 비슷한 파일이 메일함마다 여러 벌 쌓입니다.
• 스캔한 서류 — 계약서,
  세금계산서,
  증빙 서류를 스캔해 보내면 글자 몇 줄짜리 문서도 그림 파일이라 크기가 커집니다.
• 여러 사람이 같은 첨부를 받는 메일 — 한 통을 다섯 명이 함께 받으면,
  회사 전체 공간에는 다섯 사람의 메일함에 같은 파일이 들어 있게 됩니다.
• 알림·소식지성 메일 — 한 통은 작아도 해마다 쌓이면 무시하기 어려운 양이 됩니다.
• 그만둔 직원의 메일함 — 사람은 떠났지만 메일함을 지우기 전까지는 그 안의 메일이 회사 공간 안에 남아 있습니다.

이 다섯 가지 가운데 우리 회사에 해당하는 것이 무엇인지 알면,
정리 습관도 그 자리부터 들이면 됩니다.
전부를 한꺼번에 관리하려고 하기보다,
가장 크게 차지하는 한두 곳을 먼저 정하는 편이 오래 갑니다.

첨부 파일은 메일함 밖에 보관하는 습관

공간을 아끼는 가장 효과가 큰 습관은 첨부 파일을 메일함을 보관함 삼아 두지 않는 것입니다.
메일은 파일을 「전달하는 길」로 쓰고,
오래 둘 파일은 회사가 정한 보관 장소로 옮겨 두는 방식입니다.

1. 받은 파일 중 오래 둘 것은 내려받아 회사 보관 장소에 옮깁니다. 계약서처럼 나중에 다시 찾을 파일은 거래처 이름과 날짜를 붙여 한곳에 모아 두면,
   메일함을 뒤지는 것보다 찾기도 쉽습니다.
2. 같은 파일을 여러 판으로 주고받을 때는 마지막 판만 남깁니다. 수정본이 오갈 때마다 앞선 판이 메일함에 남으므로,
   일이 끝난 뒤 최종본만 보관하면 공간이 크게 줄어듭니다.
3. 여러 사람에게 보낼 큰 파일은 받는 사람을 꼭 필요한 사람으로 좁힙니다. 회사 안 여러 사람이 같은 큰 파일을 받으면,
   함께 쓰는 공간에서는 그만큼 여러 번 자리를 차지합니다.
4. 파일 크기를 줄일 수 있으면 줄여서 보냅니다. 스캔 해상도를 서류를 읽을 수 있는 정도로 맞추거나,
   여러 파일을 압축해 보내는 것만으로도 차이가 납니다.

첨부 파일에는 회사메일이 따로 지키는 기준이 있습니다.
위험한 형식의 파일은 막고,
첨부 파일은 바이러스 검사를 거칩니다.
첨부 파일의 크기와 개수에 관한 기준은 이용약관 제5조의2에 적혀 있으니,
큰 파일을 자주 주고받는 회사라면 미리 한 번 읽어 두면 좋습니다.
회사 바깥으로 보내는 메일에는 발송 한도가 있고,
이 역시 같은 조항에 적혀 있습니다.

오래된 메일을 정리하는 기준 정하기

첨부 파일 다음으로 공간을 차지하는 것은 시간이 쌓아 둔 메일입니다.
그렇다고 오래된 메일을 한꺼번에 지우는 것은 위험합니다.
지운 메일은 복구할 수 없기 때문입니다.
그래서 「무엇을 지워도 되는가」의 기준을 회사가 먼저 정해 두고,
그 기준에 맞는 메일만 정리하는 편이 안전합니다.

기준을 정할 때는 이렇게 나눠 보면 쉽습니다.

• 지워도 되는 메일 — 이미 읽은 알림 메일,
  끝난 행사의 안내,
  내용이 다른 곳에 정리된 단순 일정 조율 메일처럼 다시 볼 일이 없는 것.
• 파일만 옮기고 메일은 지워도 되는 메일 — 첨부 파일이 핵심이고 본문은 「보내드립니다」 정도인 메일.
  파일을 회사 보관 장소에 옮긴 뒤 정리합니다.
• 남겨 두어야 하는 메일 — 계약 조건을 합의한 메일,
  거래처와 금액을 확정한 메일,
  분쟁이 생겼을 때 근거가 될 수 있는 메일.
  이런 메일은 공간이 아깝더라도 지우지 않는 편이 낫습니다.

법이나 계약에 따라 일정 기간 보관해야 하는 서류가 메일에 붙어 있을 수 있습니다.
어떤 서류를 얼마나 보관해야 하는지는 업종과 거래마다 다르므로,
회사의 세무·법무 담당자와 확인한 뒤 정리 기준에 넣어 두는 것이 좋습니다.
정리는 한 사람이 몰아서 하기보다,
직원마다 자기 메일함을 일정한 때에 한 번씩 돌아보는 방식이 부담이 적습니다.
예를 들어 분기를 마감할 때 함께 하는 일로 묶어 두면 잊지 않습니다.

퇴사자 메일함은 지우기 전에 한 번 더

직원이 그만두면 인사 기록에서 퇴사 처리를 하는 것으로 메일 접근이 함께 막힙니다.
퇴사나 비활성 처리를 하면 5분 안에 그 직원의 메일 접근이 막히므로,
메일 계정을 따로 찾아가 끌 필요가 없습니다.
관리자는 사유를 적고 메일함을 정지할 수도 있는데,
정지는 저절로 풀리지 않습니다.

접근이 막혔다고 해서 메일함이 사라지는 것은 아닙니다.
메일함을 지우기 전까지는 그 안의 메일이 회사 전체 공간 안에 남아 있습니다.
공간을 되찾고 싶을 때 퇴사자 메일함을 먼저 떠올리게 되는 이유입니다.
그런데 여기서 서두르면 안 됩니다.

• 삭제한 메일함과 메일은 복구할 수 없습니다. 지운 뒤에 「그 거래처와 합의한 메일이 어디 있지」를 찾게 되면 되돌릴 방법이 없습니다.
• 그래서 지우기 전에 업무를 넘겨받은 사람이 필요한 메일과 첨부 파일을 먼저 확인하고,
  남겨야 할 것은 회사 보관 장소로 옮겨 두는 순서를 지키는 것이 좋습니다.
• 퇴사나 삭제로 비워진 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급하지 않습니다. 떠난 사람에게 가던 메일이 그대로 새 사람에게 넘어가는 일을 막기 위한 장치입니다.
  같은 이름의 주소를 다시 쓰려면 이 기간을 감안해 두세요.

회사 도메인 자체를 바꾸려는 경우에도 메일함 정리가 먼저입니다.
도메인 바꾸기 단추는 늘 보이지만,
메일함이 남아 있으면 「먼저 메일함 정리」 안내와 그 화면으로 가는 링크가 함께 나옵니다.
메일함이 남은 채로 도메인을 바꾸면 그 메일함이 갈 곳을 잃기 때문입니다.

10GB를 넘으면 어떻게 되나

습관을 잘 들여도 용량이 찰 때가 있습니다.
이때 어떤 순서로 일이 진행되는지는 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.

이 순서에서 중요한 점은 두 가지입니다.
첫째,
용량을 넘었다고 해서 저장된 메일이 저절로 지워지지 않습니다.
무엇을 남기고 무엇을 지울지는 끝까지 회사가 정합니다.
둘째,
알림을 받은 뒤 7일이라는 시간이 있습니다.
그 사이에 위에서 정한 정리 기준대로 줄이면 새 메일을 주고받는 데 지장이 없습니다.

알림은 회사메일을 관리하는 사람에게 갑니다.
회사메일 관리는 대표관리자와 회사관리자가 맡으므로,
이 역할을 가진 사람이 알림을 놓치지 않도록 정해 두는 것이 좋습니다.
대표 혼자 모든 알림을 받는 회사라면,
메일 정리를 맡길 회사관리자를 한 명 더 두는 것도 방법입니다.

어디에서 운영되나

인사책 회사메일은 아마존 웹 서비스(AWS)와 Cloudflare,
안정적인 글로벌 인프라 위에서 운영됩니다.

회사메일은 인사책 화면 안에서 씁니다.
직원은 앱이나 웹의 「나의 직장」 → 「회사메일」 탭에서 메일을 받고,
읽고,
답장하고,
찾고,
보냅니다.
별도 메일 프로그램을 잇는 IMAP·SMTP 연결 설정은 제공하지 않으므로,
정리도 인사책 화면 한곳에서 하면 됩니다.

함께 쓰는 공간을 위한 회사 규칙 다섯 줄

마지막으로,
회사 전체가 10GB를 함께 쓰는 구조에 맞춰 직원들과 나눠 둘 만한 규칙을 짧게 정리합니다.
회사 사정에 맞게 고쳐 쓰면 됩니다.

1. 오래 둘 첨부 파일은 내려받아 회사 보관 장소에 옮기고,
   메일함은 보관함으로 쓰지 않는다.
2. 큰 파일은 꼭 필요한 사람에게만 보내고,
   여러 판이 오간 파일은 최종본만 남긴다.
3. 계약·금액 합의처럼 근거가 될 메일은 지우지 않고,
   지워도 되는 메일의 기준은 회사가 정한다.
4. 퇴사자 메일함은 업무를 넘겨받은 사람이 확인을 마친 뒤에만 지운다.
   지운 메일함은 되돌릴 수 없다.
5. 용량 알림을 받는 관리자를 정해 두고,
   알림이 오면 7일 안에 정리를 마친다.

회사메일은 무료입니다.
직원 수와 메일 주소 수에 제한 없이 주소를 발급할 수 있고,
회사 전체가 합계 10GB를 함께 씁니다.
출퇴근·휴가·전자결재와 같은 앱 안에 있어서,
직원 관리와 메일 정리를 한 화면에서 함께 챙길 수 있습니다.
인사책은 회원가입 뒤 「회사 관리 → 회사메일」에서 시작할 수 있습니다.