회사메일에 2단계 인증·IP 제한·발송 승인·삭제 메일 보존을 걸 수 있나요? 로그인·발신·보관으로 나눠 점검하세요

아니요,
2026-10-21 기준 인사책 회사메일에는 메일 로그인에 2단계 인증이나 접속 IP 제한을 회사 단위로 강제하는 설정,
팀장이 승인하기 전까지 외부 발송을 막는 설정,
직원이 지운 메일을 회사가 보존하고 검색·추출하는 기능이 없습니다.
이 세 가지 중 하나라도 필수 조건이면 인사책 회사메일은 후보에서 빼고,
아래 표의 조건별 후보를 시연으로 확인하세요.
세 가지가 필수가 아니고 직원 이름이 들어간 업무 메일 주소를 새로 만들려는 회사라면 인사책 회사메일을 후보에 넣을 수 있습니다.

이 글은 인사책을 운영하는 주식회사 브리찌의 편집팀이 썼습니다.
인사책 칸은 2026-10-21 인사책 소스 코드와 공개 페이지,
이용약관을 기준으로 적었고,
다른 서비스 칸은 각 사 공개 문서를 같은 날 읽고 요약한 것입니다.
공개 자료로 확인하지 못한 칸은 「공개 자료로 확인 못 함」이라고 적었으며,
이는 지원하지 않는다는 뜻이 아닙니다.
이 글은 기능을 비교할 뿐 어느 회사의 법률 적합성도 판단하지 않습니다.

한눈에 보는 답

메일 보안 요구는 기능 이름이 아니라 통제 결과로 나누면 로그인,
발신,
보관 세 단계입니다.
아래 표는 단계마다 인사책에서 어떻게 되는지와 후보 서비스에 확인할 것을 정리했습니다.

비슷해 보이지만 다른 세 쌍

보안 요구를 한 덩어리로 읽으면 없는 기능을 있는 것으로 오해하게 됩니다.
아래 세 쌍은 이름이 비슷해도 통제 결과가 다릅니다.

첫째,
회사가 강제하는 2단계 인증과 개인 본인 확인은 다릅니다. 회사가 강제하는 2단계 인증은 관리자가 정하는 정책이고 모든 직원의 로그인에 적용됩니다.
직원이 스스로 건 보안 설정이나 가입 때 휴대폰 번호를 확인하는 절차는 회사 정책이 아닙니다.
인사책의 휴대폰 번호 인증은 같은 사람의 소셜 로그인 계정을 한 계정으로 연결하는 가입 단계의 확인입니다.
SPF·DKIM·DMARC 같은 발신 인증도 보내는 메일의 출처를 증명하는 도메인 설정이지 로그인 2단계 인증이 아닙니다.

둘째,
발송 사전 승인과 예약 발송,
일반 결재는 다릅니다. 발송 사전 승인은 승인자가 검토하기 전까지 외부 전송이 막히는 통제입니다.
인사책 예약 발송은 PC 쓰기 화면에서 지금부터 1분 뒤~30일 안,
받는 사람 10명까지(기본 설정)로 보낼 시각을 정하는 기능이고,
대기 발송은 대기 시간을 30초·60초 중에서 고르는 기능입니다.
둘 다 보내는 직원이 스스로 정하는 기능이라 다른 사람이 승인하는 단계가 없습니다.
인사책 결재는 휴가·경비·출장 같은 신청을 결재선에 올려 승인·반려하는 기능이며 메일 발송과 연결되어 있지 않습니다.

셋째,
백업과 복구,
아카이빙,
보존 잠금은 다릅니다. 네이버웍스는 관리자가 메일 원문·메일함 백업과 PC 저장을 허용하거나 막는 통제를 문서화하는데,
이 설명만으로는 직원이 지워도 남기는 불변 보관 요건의 근거가 되지 않습니다.
하이웍스는 메일 아카이빙 업그레이드로 최대 5년 보관과 관리자 삭제 메일 복원·다운로드를 안내하며,
복원할 수 있는 범위가 모든 삭제 상황을 뜻하는지는 따로 확인해야 합니다.
Microsoft의 비활성 사서함은 계정을 삭제하기 전에 보류나 보존 정책을 적용해야 하는 절차입니다.
인사책은 이 가운데 어느 것도 회사 정책으로 제공하지 않고,
관리자가 메일함을 지우면 복구할 수 없습니다.

먼저 확인할 질문 6가지

보안 요구는 필수 조건과 선호 조건을 나눠야 후보가 갈립니다.
필수 조건은 저렴한 요금이나 다른 기능으로 상쇄하지 않습니다.
아래 여섯 질문에 답을 적고 후보를 보세요.

1. 로그인: 2단계 인증을 회사가 모든 직원에게 강제해야 하나요,
   직원 개인 선택이면 충분한가요? 접속 IP 제한이 필요하다면 웹,
   모바일,
   외부 메일 앱 중 어디까지 적용해야 하나요?
2. 발신: 어떤 메일이 승인 대상인가요? 가격표가 들어간 메일,
   특정 수신자에게 가는 메일,
   첨부가 있는 메일처럼 대상을 정하세요.
   승인자가 휴가 중이면 누가 대신 승인하고,
   급할 때 예외는 누가 허용하나요?
3. 보관: 직원이 삭제해도 남겨야 하는 메일은 모든 직원의 메일인가요,
   일부 부서인가요? 보관 기간은 얼마이고,
   누가 검색하고 추출하며,
   그 행위를 기록해야 하나요?
4. 예외와 복구: 관리자 계정,
   대표 계정,
   휴대폰 분실,
   기기 변경,
   퇴사 직후 접속이 위 통제를 우회하지 않나요?
5. 현재 계약·관리 권한·실제 사용량: 지금 쓰는 서비스에서 이 설정을 누가 바꾸나요? 사용자 수는 몇 명이고,
   후보 상품에 최소 계정 수 같은 조건이 있나요?
6. 양보할 수 있는 선호 조건: 감사 기록 내려받기,
   별도 보관 관리,
   특정 수신자 조건 같은 선호 조건 중 포기할 수 있는 것은 무엇인가요? 선호 조건을 양보하면 그 사실을 적어 두고 다시 비교하세요.

필수 조건 하나를 저렴한 요금으로 메우는 후보나,
확인하지 못한 기능을 지원하는 것으로 처리하는 설명은 후보에서 제외합니다.

숫자로 보기

가상의 예: 직원 30명인 회사가 한 달 요금을 견줍니다. 아래 표는 각 사 공개 요금표에 표시된 사용자당 월 요금에 30명을 곱한 값입니다.
실제 견적,
할인,
세금,
갱신 조건은 반영하지 않았고 확인일은 2026-10-21이며,
날짜를 따로 적은 칸은 그날 다시 확인했습니다.
(출처: 각 사 공개 문서,
2026-10-21 확인)

계산 근거는 모두 곱셈입니다.
예를 들어 하이웍스 메일과 아카이빙을 정상가로 같이 쓰면 (3,500원 + 2,000원) × 30명 = 165,000원이고,
첫해 표시가는 (1,750원 + 1,000원) × 30명 = 82,500원입니다.
20명인 회사는 아카이빙의 최소 25계정 조건에 못 미치므로 가입 가능 여부와 청구 계정 수를 먼저 확인해야 합니다.

이 숫자는 필수 통제를 충족하는 구성일 때만 비교 대상입니다.
이 글이 읽은 Microsoft 문서에서 비활성 사서함은 계정을 삭제하기 전에 보류나 보존 정책을 적용해야 만들어지므로,
위 요금에 보존 기능과 그 라이선스 조건이 포함되는지는 별도로 확인해야 합니다.

숫자 하나 더: 퇴사 직후 메일 접근 시간. 인사책 메일 접근 토큰의 수명은 240초이고,
토큰을 검증하는 쪽의 시계 오차 허용은 60초입니다.
240초 + 60초 = 300초이고 300초 ÷ 60초 = 5분이므로,
이미 받은 토큰이 쓰일 수 있는 최대 시간이 5분입니다.
인사책 안내의 「5분 안 차단」은 접근 차단 이벤트가 늦게 처리될 때의 최대치를 뜻합니다.
이 5분은 토큰 기준의 상한이고,
열려 있는 메일 화면이 실제로 끊기는 시각은 시연으로 확인한 값이 아닙니다.
지운 메일함의 주소를 30일 동안 다시 발급하지 않는 규칙은 이 5분과 별개입니다.

인사책에서 하는 법

인사책에는 위 세 통제를 설정하는 메뉴가 없으므로,
이 절은 통제를 거는 방법이 아니라 지금 관리자가 할 수 있는 일을 적습니다.
메뉴 이름은 2026-10-21 소스 코드 기준이며,
예전 안내에 나오는 「회사메일 연동」은 지금 「회사 주소 연결」,
「직원 메일 현황」은 지금 「직원 메일」입니다.

먼저 알아둘 것: 메일은 인사책 로그인 위에 있습니다

직원은 인사책 화면에서 메일용 비밀번호를 따로 받지 않고 인사책 로그인 그대로 메일에 들어갑니다.
메일 접근 토큰은 인사책 로그인 세션이 확인된 직원에게만 발급됩니다.
인사책 보안 페이지는 로그인과 가입 요청에 횟수 제한을 두고,
같은 계정에 로그인 실패가 반복되면 일정 시간 그 계정을 잠근다고 적습니다.
이것은 기본 보호 장치이고 회사가 정책으로 강제하는 2단계 인증이 아닙니다.

1단계: 메일을 받을 직원 범위 정하기

톱니 ⚙ › 「설정」 › 「메일」 칸 › 「직원 메일」에서 직원 주소를 발급합니다.
발급 요청 한 번에 받는 인원은 최대 500명이고,
재직 중이 아니거나 이미 회사메일이 있는 직원은 고를 수 없습니다.
기본 하단 바 기준으로,
주소를 발급받은 직원에게만 「메일」 칸이 보입니다.
메일 설정 메뉴는 대표관리자와 회사관리자 좌석에만 열립니다.

2단계: 퇴사 처리로 메일 접근 끊기

인사 기록에서 퇴사 처리를 하면 그 직원은 더 이상 메일에 들어올 수 없고 메일함은 「퇴사(보관)」 상태로 남습니다.
「퇴사(보관)」은 메일함이 남아 있다는 표시이며 보존 정책이 아닙니다.
관리자가 메일함을 지우면 되돌릴 수 없고 그 안의 메일이 모두 지워지며,
그 주소는 30일 동안 다시 만들 수 없습니다.
삭제하려면 주소를 그대로 입력해야 버튼이 켜집니다.
보존이 필요한 메일이 있다면 지우기 전에 이 점을 확인하세요.

3단계: 문제가 있는 주소는 관리자 정지

「직원 메일」 목록에서 직원 줄 오른쪽 「⋯」를 눌러 「정지」를 고르면 사유(필수,
200자 이내)를 적고 그 직원의 메일 접근을 막을 수 있습니다.
정지해도 받은 메일은 보관되고,
인사 기록이 바뀌어도(복직 등) 관리자 정지는 저절로 풀리지 않습니다.
같은 메뉴의 「정지 풀기」로 풉니다.
정지는 계정 단위의 비상 차단이지 정책 기반 통제가 아닙니다.

4단계: 인사책 로그인 밖의 접속 길 확인하기

인사책에는 관리자가 회사 단위로 켜고 끄는,
받기만 되는 외부 메일 앱 연결 설정이 있습니다.
이 연결에는 보내기(SMTP)가 없습니다.
이 연결을 쓰면 인사책 화면이 아닌 별도의 접속 길이 생기므로 접속 통제가 필수인 회사는 도입 전에 문의하기에서 열려 있는지와 끄는 방법을 확인하세요.

인사책이 맞지 않는 경우

다음 중 하나가 필수라면 인사책 회사메일은 맞지 않습니다.
모두 2026-10-21 기준 인사책에 없는 것이며,
없는 기능을 예약 발송이나 결재 같은 다른 기능으로 대신한다고 설명하지 않습니다.

• 회사가 모든 직원의 메일 로그인에 2단계 인증을 강제해야 하는 회사. 메일 전용 2단계 인증 설정이 없습니다.
• 접속 위치나 사무실 IP로 메일 로그인을 제한해야 하는 회사. 메일에 걸 수 있는 허용 IP 목록이 없습니다.
• 중요한 외부 메일을 승인 뒤에만 보내야 하는 회사. 발송 전 관리자 승인 흐름이 없고,
  예약·대기 발송이나 결재가 이를 대신하지 않습니다.
• 직원이 삭제해도 회사가 보존하고,
  승인된 감사 담당자가 검색·추출하며 그 기록이 남아야 하는 회사. 보존 잠금,
  법적 보존,
  관리자 전자증거 검색이 없고,
  인사책 화면에서는 메일을 표준 형식(.eml·mbox)으로 일괄 내보낼 수도 없습니다.
• 읽기만·보내기만 같은 역할별 공용 메일함 권한이나 사용자별 감사 화면이 필요한 회사. 그런 구분과 화면이 없습니다.
• 외부 기관의 정보보호 인증이나 서비스 수준 약속(SLA)이 계약 조건인 회사. 인사책 보안 페이지는 외부 인증 심사를 아직 받지 않았다고 밝히고 있고,
  자체 SLA·장애 이력 페이지·전달률 보고도 공개 자료에 없습니다.
• 쓰던 메일의 과거 메일을 옮겨 와서 함께 보존해야 하는 회사. 기존 메일을 옮기는 기능이 없고 받는 길(MX)을 바꾼 때부터 새 메일만 받습니다.
• 지운 메일함을 되돌려야 하는 회사. 삭제한 메일함과 메일은 복구할 수 없습니다.

클라우드에서 호스팅한다는 설명이나 메일이 저장되어 있다는 사실은 위 보존 요건의 근거가 되지 않습니다.
반대로 위 통제가 필수가 아니고 직원 이름이 들어간 업무 메일 주소를 새로 만들려는 회사에는 인사책 회사메일이 맞을 수 있습니다.
무료 회사메일 — 회사 도메인을 연결하면 직원 수 제한 없이 주소를 발급합니다(회사 합계 10GB).
출퇴근과 결재를 이미 인사책으로 쓰는 회사는 같은 직원 명단에서 주소를 발급하고 퇴사 처리와 함께 메일 접근이 막힙니다.

다른 서비스와 비교할 때

비교 기준은 기능 이름이 아니라 통제 결과(허용,
차단,
기록)입니다.
아래 표는 순위가 아니라 각 사 공개 문서에 적힌 내용과 따로 확인이 필요한 부분을 나란히 놓은 것입니다.
(출처: 각 사 공개 문서,
2026-10-21 확인) 표에 「공개 자료로 확인 못 함」이라고 적은 칸은 이 글이 읽은 문서에서 근거를 찾지 못했다는 뜻이며 지원하지 않는다는 뜻이 아닙니다.

로그인 통제: 2단계 인증과 접속 IP

발신 통제: 승인 전 외부 전송 차단

보관 통제: 삭제 후 보존·검색·추출

조건별로 먼저 볼 후보

아래 표는 순위가 아닙니다.
각 조건에서 공개 문서의 설명이 구체적이라 먼저 시연을 요청해 볼 서비스를 적었고,
전체 통제를 검증하기 전에는 어느 쪽도 선정하지 않습니다.

계약 전에 요청할 시연 7가지

문서가 길어도 기능이 없으면 해결되지 않습니다.
도입 전에 후보 서비스에 아래 일곱 가지를 시연으로 요청하세요.
시연하지 못하는 항목은 「확인 대기」로 적어 두면 됩니다.

1. 관리자 정책 화면: 2단계 인증과 IP 정책을 만드는 화면을 직접 보여 달라고 하세요.
2. 허용·차단 기록: 허용된 접속과 차단된 접속이 각각 어디에 남는지 확인하세요.
3. 2단계 인증 복구 절차: 휴대폰을 잃어버리거나 기기를 바꿨을 때 누가 어떻게 복구하는지,
   그 복구가 통제를 우회하지 않는지 확인하세요.
4. 승인 전 전송 차단: 가격표가 든 메일이 승인 전에는 외부로 나가지 않는지,
   반려와 승인자 부재,
   대리 승인,
   긴급 예외가 같은 흐름 안에 있는지 확인하세요.
5. 우회 시험: 모바일,
   외부 메일 앱,
   관리자 계정,
   예외 계정,
   퇴사 직후 접속에서도 같은 통제가 적용되는지 확인하세요.
6. 삭제 후 보존 조회: 직원이 메일을 삭제한 뒤 승인된 감사 담당자가 검색·추출할 수 있고 그 행위가 기록으로 남는지 확인하세요.
7. 라이선스 조건과 보존 기한: 해당 통제가 들어 있는 플랜,
   추가 상품,
   최소 계정 수,
   보존 기한,
   설정 책임자를 표로 받으세요.

근거와 확인일

이 글의 인사책 기능 설명은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준입니다.
인사책 요금은 인원 제한 없는 무료 플랜 · 모든 기능이며,
이 글에서 없다고 쓴 기능은 요금과 관계없이 제품에 없는 것입니다.
무료 플랜은 과거 기록 조회 기간·내보내기·AI 연결(MCP) 호출 등 일부 사용량에서 유료 플랜과 차이가 있을 수 있어요.
이 글은 법률 적합성을 판단하지 않으므로 보존 의무와 기간은 회사의 계약과 관련 법령에 맞춰 따로 검토하세요.

관련 인사책 페이지는 다음과 같습니다.

• 무료 회사메일과 웍스메일: 직원 로그인,
  퇴사 처리,
  용량 조건
• 인사 데이터 보안: 로그인 시도 제한,
  계정 잠금,
  아직 하지 않는 일
• 이용약관 제5조의2: 회사메일 이용 조건
• 회사 메일 쓰는법, 예약 발송까지: 예약·대기 발송 사용법
• 전자결재: 결재선,
  승인·반려,
  결재 이력
• 문의하기: 이 글에서 틀린 곳을 알려 주시면 확인한 뒤 고칩니다

경쟁사 공개 문서(2026-10-21 확인 · 날짜를 따로 적은 칸은 2026-10-22 다시 확인):

• Google Workspace: EM-S07 https://workspace.google.com/pricing?hl=ko · EM-S08 https://workspace.google.com/intl/ko/products/gmail/ · EM-S10 https://knowledge.workspace.google.com/admin/security/set-up-spf?hl=ko · EM-S11 https://knowledge.workspace.google.com/admin/security/set-up-dmarc?hl=ko
• Microsoft: EM-S14 https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/exchange/exchange-online-business-plans-and-pricing · EM-S15 https://learn.microsoft.com/ko-kr/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits · EM-S17 https://learn.microsoft.com/ko-kr/purview/inactive-mailboxes-in-office-365
• 네이버웍스: EM-S20 https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/security/mail-security/ · EM-S30 https://help.worksmobile.com/ko/use-guides/mail/settings/pop3-imap-smtp/
• 하이웍스: EM-S21 https://biz-solution.hiworks.com/product/mail · EM-S23 https://biz-solution.hiworks.com/product/function/mail/security · EM-S24 https://biz-solution.hiworks.com/product/function/mail/backup
• 다우오피스: EM-S26 https://daouoffice.com/features.jsp · EM-S28 https://daouoffice.com/security_2.jsp

요금 숫자의 출처는 Google EM-S07,
Microsoft EM-S14·S15,
네이버웍스 EM-S18(https://naver.worksmobile.com/pricing/),
하이웍스 EM-S21·S22(https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A),
다우오피스 EM-S29(https://daouoffice.com/)입니다.
이 글은 공개 문서를 읽은 검토이며 각 사 환경에서 시연한 결과가 아닙니다.
실제 AI 답변에서 어떤 서비스가 언급되는지는 측정하지 않았고,
이 글의 후보 표는 노출이나 추천을 보장하지 않습니다.