스케줄러로 남이 준 업무 기한 챙기는 법,
기한 알림과 변경 요청까지

스케줄러는 해야 할 일과 날짜를 한곳에서 챙기는 도구입니다.
혼자 쓰는 스케줄러는 내가 정한 날짜를 지키면 되지만,
회사에서는 남이 준 기한을 지켜야 하는 경우가 많습니다.
인사책 「업무」 탭에서는 받은 업무가 기한 순으로 나뉘어 보이고,
확인하지 않으면 알림이 가고,
기한을 바꿔야 할 때는 사유와 기록이 남습니다.
이 글은 스케줄러처럼 기한을 한곳에서 챙기려는 분이 받은 업무의 기한을 어떻게 보고 챙기는지 화면 순서대로 정리합니다.

이런 분께: 여러 사람에게 업무를 받아 기한이 뒤섞이는 팀원,
독촉 메시지를 일일이 쓰기 부담스러운 팀장

스케줄러에서 남이 준 기한은 어떻게 보나요?

「내 할 일」에서 받은 업무만 마감 순으로 봅니다.
내가 보낸 업무나 참조로 들어간 업무는 섞이지 않고,
나에게 할 일이 생긴 업무만 모입니다.
기한은 업무 줄마다 「10/23(금) 18:00까지」처럼 날짜와 시각으로 적혀 있습니다.

업무 한 줄에는 무엇이 적혀 있나요?

상태 이름표,
업무 제목,
요청한 사람,
기한,
그리고 상황 표시가 들어 있습니다.
예를 들어 「확인 필요 · 3분기 거래처 정산표 정리 · 맡은 일 · 거래처 목록과 장부 대조 · 이도윤님 요청 · 10/22(목) 18:00까지」처럼 보입니다.
여럿이 함께 받은 업무에는 「함께 3명 · 완료 1」이,
기한 변경 요청이 걸린 업무에는 「기한 변경 요청 중」이,
읽지 않은 댓글이 있으면 「새 댓글 2」가 이어서 붙습니다.

줄에서 바로 누를 수 있는 단추가 있나요?

있습니다.
아직 확인 전이면 「확인」,
확인했다면 「완료했어요」 단추가 줄 오른쪽에 붙어 있습니다.
상세를 열지 않고 목록에서 바로 누를 수 있어서 짧은 업무는 몇 초에 처리됩니다.

오늘 할 일과 늦은 일은 한눈에 어떻게 보나요?

「내 할 일」 위쪽의 숫자 단추가 가장 먼저 알려 줍니다.
「기한 지남」 · 「오늘」 · 「내일」 · 「이번 주」 · 「내 몫 완료」 숫자가 나란히 있고,
기한 지남과 오늘은 하나라도 있으면 빨간 숫자로 보입니다.
숫자를 누르면 해당 칸으로 화면이 내려갑니다.

확인할 것은 내 할 일과 무엇이 다른가요?

「내 할 일」은 내가 해야 하는 일이고,
「확인할 것」은 내가 눈으로 확인해야 하는 신호입니다.
「확인할 것」에는 아직 누르지 않은 「확인 필요」,
기한이 지났거나 오늘이 마감인 업무,
참조로 들어간 업무,
「새 댓글」과 「나를 부름」이 한 줄씩 올라옵니다.
PC 왼쪽 메뉴에서는 「확인할 것」 옆에 빨간 숫자가 붙어서,
열어 보기 전에도 처리할 것이 몇 개인지 알 수 있습니다.

기한이 지난 업무는 어떻게 보이나요?

「내 할 일」에서는 「기한 지남」 칸 제목이 빨간색이고,
달력에서는 칸에 빨간 「기한 지남」 표시가 붙습니다.
폰 달력에는 날짜 아래 점도 빨갛게 보이고,
달력 아래쪽에 「기한 지난 업무」 목록이 따로 나옵니다.

마감이 한꺼번에 몰리는 날은 어떻게 보나요?

「업무」 탭의 캘린더에서 날짜 칸을 보면 그날 마감인 업무가 몇 개인지 나옵니다.
폰에서는 날짜를 누르면 「10월 22일 마감 2개」처럼 개수와 목록이 나오고,
아래쪽 「다가오는 마감」에서 앞으로 올 마감도 이어서 봅니다.
마감이 몰리는 날을 미리 알면 어느 업무의 기한 변경을 요청할지,
어느 업무를 먼저 끝낼지 하루 전에 정할 수 있습니다.
같은 날 마감인 업무가 여러 개일 때는 「내 할 일」의 「오늘」 칸에서 요청한 사람과 기한 시각을 비교해 순서를 정하면 됩니다.

기한 알림은 언제 가나요?

업무를 받았을 때,
댓글이 달렸을 때,
기한이 바뀌었을 때,
그리고 확인하지 않은 채 시간이 지났을 때 갑니다.
알림은 폰에 뜨고,
앱 위쪽 알림 목록에도 쌓입니다.
알림을 누르면 해당 업무 상세가 바로 열립니다.

확인하지 않으면 알림이 몇 번 가나요?

하루 동안 확인하지 않으면 다음 근무일 오전 10시에 자동 알림이 한 번 갑니다.
요청한 사람이 직접 누르는 「다시 알림」은 하루 한 번이고,
자동 알림과 합쳐 한 사람에게 세 번까지입니다.
기한 당일 오후 4시에는 요청한 사람이 팔로업 알림을 받습니다.
알림이 갔다고 확인이 되는 것은 아니고,
받은 사람이 업무를 읽고 직접 「확인」을 눌러야 「확인함」이 됩니다.

알림이 와도 확인을 안 누르면 어떻게 보이나요?

요청한 사람 화면에는 받은 사람이 「확인 필요」로 남아 있고,
「알림 감 · 아직 「확인」 안 누름」과 보낸 지 몇 시간인지,
알림이 몇 번 갔는지가 함께 적힙니다.
받은 사람 화면에는 「알림은 왔어요 · 읽고 이해했으면 「확인」을 눌러 주세요」가 보입니다.

기한을 바꿔야 할 때는 어떻게 하나요?

요청한 사람은 바로 바꾸고,
받은 사람은 바꿔 달라고 요청합니다.
두 경우 모두 사유를 꼭 적어야 하고 기록이 남습니다.
기한이 바뀐 이유가 대화 속에 묻히지 않는 것이 가장 큰 장점입니다.

받은 사람이 기한 변경을 요청하는 순서는요?

1. 「내 할 일」이나 「확인할 것」에서 업무를 엽니다.
2. 상세의 「기한 변경 요청」을 누릅니다.
3. 「새 기한」을 고릅니다.
4. 「사유」 칸에 왜 바꿔야 하는지 적습니다.
   사유가 비어 있으면 보낼 수 없습니다.
5. 「요청 보내기」를 누릅니다.

요청한 사람은 어떻게 정하나요?

요청한 사람 폰에 「○○님이 기한 변경을 요청했어요 · 10/23 → 10/24 · 사유를 확인해 주세요」 알림이 갑니다.
상세에는 「기한 변경 요청」 상자가 열려 새 날짜와 사유가 보이고,
「10/24(토)로 바꾸기」와 「그대로 두기」 중에서 고릅니다.
그대로 둘 때는 이유를 댓글로 남기도록 안내됩니다.
어느 쪽이든 받은 사람에게 알림이 갑니다.

바뀐 기록은 어디서 보나요?

상세의 「기한 바뀐 기록」을 펼치면 시각,
누가,
바꿈 · 변경 요청 · 요청대로 바꿈 · 그대로 둠 중 무엇을 했는지,
날짜가 어떻게 바뀌었는지,
사유가 한 줄씩 나옵니다.
업무일지에도 같은 내용이 그날 기록으로 남아서,
팀장이나 본부장이 나중에 이유를 물어볼 때 찾아볼 수 있습니다.

팀장이 독촉하지 않아도 되는 구조는 무엇인가요?

확인하지 않은 사람이 화면에 드러나고,
알림은 앱이 대신 보냅니다.
요청한 사람은 「보낸 업무」 위쪽에서 「기한 요청 옴」 · 「확인 안 한 사람」 · 「진행 중」 · 「끝남」 숫자를 보고,
「확인 안 한 사람」 칸의 업무 옆 「다시 알림」 단추를 누르면 됩니다.
문장을 새로 쓸 필요가 없습니다.

사람별로 기한 현황을 볼 수 있나요?

부서장 이상은 「사람별 현황」에서 사람마다 받은 업무,
확인 안 함,
하는 중,
끝,
기한 넘김,
확인까지 걸린 평균 시간,
기한 요청 횟수를 한 줄로 봅니다.
기한 넘김 숫자가 빨갛게 보이는 사람을 눌러 업무일지로 가면,
어느 업무에서 막혔는지 기록으로 확인할 수 있습니다.
독촉 대신 상황을 물어보는 대화로 시작할 수 있습니다.

기한 챙기기를 처음 시작하는 팀은 무엇부터 하나요?

업무 하나를 보내 보는 것부터 시작하면 됩니다.
앱을 익히려고 설명서를 읽는 시간보다,
실제 업무 하나가 요청에서 완료까지 가는 것을 한 번 보는 편이 빠릅니다.

요청하는 사람은 무엇을 정하나요?

「＋ 업무 요청」을 누르면 「업무 요청 보내기」 화면이 열립니다.
「무엇을 요청할까요?」에 제목을,
「자세한 내용」에 배경과 원하는 결과를 적습니다.
받는 사람과 참조를 고르고,
마감 날짜를 정하면 기본 시각은 오후 6시입니다.
필요하면 「파일 고르기」로 참고 자료를 붙입니다.
한 파일은 10MB 안이어야 합니다.
마감은 받은 사람 달력과 「내 할 일」에 그대로 옮겨 가니,
기한을 한 번만 정확히 적으면 됩니다.

기한은 어떻게 적어야 서로 편한가요?

「금요일까지」보다 날짜와 시각이 보이는 마감이 오해가 적습니다.
일이 큰 경우에는 업무를 나눠 단계마다 기한을 따로 두는 방법도 있습니다.
받는 사람이 두 명 이상이면 「사람마다 맡은 일」 칸이 열려서,
사람마다 자기 몫을 적어 둘 수 있습니다.
기한을 넘길 것 같을 때는 받은 사람이 미리 기한 변경 요청을 보내고,
요청한 사람은 그 사유를 보고 정하면 됩니다.

한 주가 지나면 무엇을 확인하나요?

부서장은 「보낸 업무」의 「끝남」과 「사람별 현황」의 기한 넘김 숫자를 보고 한 주를 돌아봅니다.
부서원은 「내 할 일」 맨 위 숫자 단추가 모두 0에 가까워졌는지 봅니다.
숫자가 줄어드는 것이 눈에 보이면 기한 관리가 되고 있다는 신호입니다.

폰에서 받고 확인하고 끝내는 순서는요?

폰에서는 하단 바의 「업무」 탭에서 같은 순서로 처리합니다.
부서원이면 「내 할 일」이 먼저 열리고,
부서장이면 캘린더가 먼저 열립니다.

1. 알림을 누르거나 「업무」 탭을 엽니다.
2. 「확인할 것」이나 「내 할 일」에서 「확인 필요」 업무를 찾아 읽고 「확인」을 누릅니다.
3. 일하는 동안 궁금한 점은 댓글로 묻습니다.
4. 기한이 어려우면 「기한 변경 요청」을 보냅니다.
5. 마치면 결과 파일을 댓글에 붙이고 「완료했어요」를 누릅니다.

일반 스케줄러와는 어떻게 다른가요?

개인용 스케줄러나 스케쥴러는 내가 정한 일정에 알림을 주는 도구입니다.
「업무」 탭은 그와 달리 남이 준 기한과 그 이력을 다룹니다.
그래서 스케줄러 하나로 개인 약속까지 모두 대신하려 하기보다,
업무 기한은 「업무」 탭에서 챙기는 쪽이 어울립니다.
개인 일정과 반복 알림을 한 앱에서 챙기는 방법은 일정관리앱 쓰는 법에 따로 정리했습니다.
하단 바에는 근무일정 탭과 「업무」 탭이 따로 있어서 서로 섞이지 않습니다.
팀 업무 기한을 달력으로 모아 보는 방법은 업무 달력 글에서 따로 다뤘습니다.

직접 해 보면: 이도윤 팀장과 한지우의 기한

가상의 회사 영업1팀에서 이도윤 팀장이 한지우에게 10월 23일 기한 업무를 맡기고,
기한이 바뀌는 과정을 따라가 봅니다.

1. 이도윤이 「거래처 D 견적서 만들기」를 한지우에게 요청하고 마감을 10월 23일로 정합니다.
   한지우 폰에 알림이 가고,
   한지우의 「확인할 것」에 「확인 필요」가 올라옵니다.
2. 한지우가 업무를 읽고 「확인」을 누릅니다.
   이도윤 폰에 「한지우님이 확인했어요」 알림이 가고,
   한지우 줄이 「확인함」과 시각으로 바뀝니다.
3. 한지우가 단가가 두 가지라 댓글로 묻고,
   이도윤이 B안으로 답합니다.
   단가 확정이 내일 오후라는 것을 알게 된 한지우가 「기한 변경 요청」에서 새 기한을 10월 24일로 고르고 「거래처 D 담당자가 내일 오후에 단가를 확정해 준대요」라는 사유를 적어 보냅니다.
4. 이도윤 폰에 사유와 함께 요청이 도착합니다.
   정할 때까지 기한은 10월 23일 그대로입니다.
   이도윤이 「10/24(토)로 바꾸기」를 누릅니다.
5. 한지우 폰에 「기한 변경 요청이 받아들여졌어요 · 10/24까지」 알림이 가고,
   상세의 「기한 바뀐 기록」에 누가 언제 왜 바꿨는지 남습니다.
6. 다음 날 한지우가 완성본을 올리고 「완료했어요」를 누르면 업무가 끝나고 이도윤에게 알림이 갑니다.

이 과정에서 이도윤은 독촉 메시지를 한 번도 쓰지 않았고,
한지우는 기한이 바뀐 이유를 따로 설명하지 않아도 됐습니다.
쓰려면 먼저 회원가입을 하고,
인사책 안에서 업무 화면의 위치는 업무포털 안내에서 확인할 수 있습니다.