이커머스 판촉 지출 품의,
물류팀을 참고자로 거는 전자결재

온라인몰의 판촉 지출은 「판촉 지출 품의서」라는 자유 결재양식을 하나 만들어 업무 영역을 「지출결의」로 두고,
기안자가 마케팅팀장과 대표를 순서대로 골라 2단계로 올리면서 물류팀장·출고 담당·입고 담당 3명을 참고자로 거는 방식이 깔끔합니다.
물류팀을 필수 참고인으로 등록하면 휴가·경비까지 모든 결재에 붙으므로,
판촉 문서에만 기안자가 직접 고르게 합니다.
사은품 수량과 출고 증가량 칸을 양식에 넣어 두면 물류팀이 품의 단계에서 인력을 미리 맞출 수 있습니다.

사은품 행사 때마다 물류가 뒤늦게 아는 생활용품 온라인몰

이 사업장은 가상 사례입니다.
욕실·주방 생활용품을 자사몰과 오픈마켓에서 파는 직원 23명 회사를 가정했고,
팀 구성과 행사 금액,
박스 수량은 이해를 돕기 위해 지어낸 조건입니다.
마케팅팀 6명,
상품기획팀 5명,
고객지원팀 4명,
물류팀 5명,
경영지원팀 2명,
대표 1명입니다.
물류팀은 본사 옆 창고에서 하루 평균 450박스를 출고합니다.

이 회사는 한 달에 두세 번 판촉을 엽니다.
「3만 원 이상 구매 시 칫솔 살균기 증정」 같은 사은품 행사,
앱 전용 쿠폰,
체험단 발송이 대표적입니다.
지금까지 판촉은 마케팅팀장이 메신저로 대표 승인을 받고 끝났습니다.
물류팀은 행사가 열린 날 아침에야 사은품 1,500개가 입고된다는 사실을 알았고,
합포장 작업 때문에 출고가 밀려 첫날 고객 문의가 쏟아졌습니다.

회사는 판촉 지출을 전자결재 문서로 남기기로 했습니다.
목적은 둘입니다.
대표가 금액과 근거를 문서로 보고 승인하게 하고,
물류팀이 결재 단계에서 같은 문서를 받아 보게 하는 것입니다.
물류팀은 승인 권한이 필요 없고 미리 알기만 하면 되므로 결재자가 아니라 참고자 자리에 둡니다.

판촉 품의서가 노동법·개인정보와 닿는 두 지점

품의서 자체는 법이 정한 서식이 아니라 회사 내부 통제 문서입니다.
다만 판촉 품의서에 적는 내용 두 가지는 법과 바로 이어집니다.

첫째는 물류 인력의 근로시간입니다.
사은품 합포장이 붙는 행사 첫 사흘은 출고량이 평소의 두 배 가까이 뛰고,
물류팀이 저녁까지 남게 됩니다.
근로기준법 제50조가 정한 1주 40시간을 넘는 근무는 연장근로이고,
근로기준법 제53조에 따라 당사자 합의가 있어도 1주 12시간까지만 가능합니다.
품의서에 「예상 출고 증가량」을 숫자로 적게 하면 물류팀장이 행사 전에 단기 인력을 쓸지,
연장을 나눠 맡길지 계획할 수 있습니다.

둘째는 체험단 발송입니다.
체험단 신청자의 이름·주소·연락처를 받아 상품을 보내려면 개인정보 보호법 제15조가 정한 수집·이용 근거가 필요하고,
개인정보 보호법 제22조는 동의를 받을 때 각 사항을 구분해 알리도록 합니다.
이 회사는 체험단 판촉 품의서에 「개인정보 수집 동의 문구 확인」 체크 칸을 두어,
동의 문안을 고객지원팀이 검토했는지 대표가 결재 전에 볼 수 있게 했습니다.

판촉 지출 품의서 양식과 2단계 결재를 인사책에 만드는 순서

관리자 주소창에서 「자유 결재양식」 화면 열기

결재 양식은 관리자 메뉴 트리에 칸이 없습니다.
경영지원팀 관리자는 관리자 화면 주소창에 /admin/enterprise/approval-forms 를 입력해 「자유 결재양식」 화면으로 들어갔습니다.
양식 이름은 「판촉 지출 품의서」,
카테고리는 「품의」,
업무 영역은 「지출결의」를 골랐습니다.
화면 안내대로 관리자 쪽 담당자는 본인에게 허용된 업무 영역의 문서만 열람·처리하므로,
지출결의 권한을 가진 경영지원팀 담당자가 이 문서를 맡게 됩니다.
설명 칸에는 「행사 시작 5영업일 전까지 기안」이라고 적었지만,
이 설명은 기안자가 문서를 쓰는 작성 창에는 나오지 않습니다.
그래서 결재선 안내는 아래 「산출 근거」 장문 칸의 안내 문구(placeholder)에 「결재자: 마케팅팀장 → 대표 / 참고자: 물류팀장·출고 담당·입고 담당」이라고 넣어,
기안자가 칸을 채우는 순간 눈에 들어오게 했습니다.

필드 추가로 판촉 칸 열한 개 잡기

「필드 추가」로 만든 칸은 다음과 같습니다.
새 양식에 기본으로 있는 「제목」 칸은 그대로 둡니다.

• 판촉 종류: 드롭다운,
  필수 — 사은품 증정,
  할인 쿠폰,
  묶음 할인,
  체험단 발송
• 행사 시작일과 행사 종료일: 날짜,
  필수
• 지출 예정액(원): 숫자,
  필수
• 사은품 입고 예정일: 날짜
• 사은품 수량(개)과 예상 출고 증가량(박스/일): 숫자
• 합포장 필요: 체크박스,
  선택지 「필요」 하나
• 개인정보 수집 동의 문구 확인: 체크박스,
  선택지 「고객지원팀 검토 완료」 하나 — 체크박스 칸은 선택지를 적어야 네모가 생깁니다
• 물류 확인 담당: 직원 형식 — 같은 회사 재직자 중에서 고르고 이름은 서버가 정본으로 덮습니다
• 산출 근거: 장문,
  필수 — 안내 문구에 결재자·참고자 순서를 적음

「양식 저장」을 누르면 직원 화면 「전자결재」에서 이 양식을 고를 수 있습니다.
저장한 양식 목록에서는 업무 영역을 바꾸거나 휴지통 아이콘으로 양식을 지울 수만 있고 칸을 고치는 버튼은 없어서,
이 회사는 저장 전에 마케팅팀장과 물류팀장이 칸 목록을 함께 읽었습니다.

대표를 추가 결재자로 넣고 필수 참고인은 비워 두기

「결재자 선택」 후보에는 회사 각 조직의 부서장이 자동으로 들어가고,
부서장이 아닌 사람은 따로 넣어야 나타납니다.
마케팅팀장은 부서장이라 자동으로 뜨지만 대표는 조직도에서 부서장이 아니어서,
관리자가 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「결재권자·처리자」 → 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」의 「전자결재」 탭에서 「추가 결재자 지정」으로 대표를 넣었습니다.
같은 탭의 「필수 참고인 — 모든 결재」는 비워 둡니다.
여기에 물류팀장을 넣으면 휴가 신청까지 모든 결재 문서에 물류팀장이 붙어 알림이 넘치게 됩니다.

기안자가 결재자 2명과 참고자 3명을 고르는 화면

마케팅 담당자는 메뉴(줄 세 개) → 「경비·결재」 → 「전자결재」 → 오른쪽 아래 + 버튼 「결재 문서 올리기」에서 「판촉 지출 품의서」를 고릅니다.
화면은 제목 → 양식 칸 → 기안 날짜 → 결재자 → 참고자 → 첨부 문서 → 「제출」 순서입니다.
「결재자 선택」에서 마케팅팀장을 먼저,
대표를 다음에 누르면 1차·2차 배지가 붙습니다.
「참고자 선택」에서는 물류팀장,
출고 담당,
입고 담당 3명을 고릅니다.
사은품 견적서는 PDF로 바꿔 「PDF 선택」으로 붙입니다.
첨부는 PDF만 받습니다.

결재는 1차 마케팅팀장,
2차 대표 순으로 진행되고,
참고자 세 사람은 문서가 올라간 순간부터 열람과 알림을 받습니다.

참고자로 받은 물류팀 세 사람이 품의 단계에서 할 일

참고자는 결재 권한이 없지만,
이 회사는 물류팀 세 사람에게 역할을 나눠 두었습니다.
물류팀장은 「예상 출고 증가량」을 보고 행사 첫 사흘의 인력 계획을 세웁니다.
입고 담당은 「사은품 입고 예정일」과 수량을 창고 적치 공간과 맞춰 보고,
공간이 모자라면 기안자에게 따로 연락해 입고일을 앞당기게 합니다.
출고 담당은 「합포장 필요」가 체크된 행사라면 포장 자재 발주 시점을 정합니다.
세 사람이 문제를 발견하면 1차 결재자인 마케팅팀장에게 알려 반려 여부를 판단하게 했습니다.
참고자의 역할을 이렇게 문서 밖 규칙으로 정해 두어야 「알림은 받았는데 아무도 안 봤다」는 일이 생기지 않습니다.
대표가 출장 중이라 2차에서 문서가 멈추면,
대결자를 미리 정하는 칸이 없으므로 기안자가 「내가 작성한 문서」 탭에서 아직 「결재 대기」인 문서를 「기안 취소」한 뒤 대표 대신 결재할 사람을 골라 다시 올리기로 정했습니다.

블랙프라이데이 전 주 판촉 품의 네 건의 흐름

아래는 11월 셋째 주에 올라간 판촉 지출 품의서 네 건입니다.
모두 결재자 2명,
참고자 3명으로 올렸습니다.

수요일 체험단 품의는 「개인정보 수집 동의 문구 확인」이 체크되지 않아 대표가 반려했습니다.
반려 사유는 기안자에게 그대로 전달되었고,
고객지원팀이 동의 문안을 고친 뒤 목요일에 새로 올렸습니다.
월요일 사은품 행사는 입고 예정일이 금요일로 적혀 있어,
물류팀장이 문서를 받은 월요일 오후에 단기 인력을 요청할 수 있었습니다.
합포장 작업 인원도 행사 전날까지 조를 나눠 둘 수 있었습니다.

판촉 품의 결재에서 이커머스 팀이 되풀이하는 실수

• 물류팀을 필수 참고인으로 등록한다: 「모든 결재」로만 지정되므로 휴가·경비 문서까지 물류팀에 알림이 갑니다.
  판촉 문서에만 기안자가 직접 고르게 합니다.
• 양식 칸을 저장 뒤에 고치려 한다: 칸은 고칠 수 없고 업무 영역만 바뀝니다.
  바꿔야 하면 새 양식을 만들고 옛 양식은 목록에서 지웁니다.
  지워도 이미 올라간 문서는 남습니다.
• 결재선이 양식에 고정된다고 믿는다: 결재자는 기안할 때마다 고릅니다.
  양식 설명은 작성 창에 보이지 않으므로 순서를 「산출 근거」 칸 안내 문구에 적어 두는 이유입니다.
• 참고자에게 승인을 기대한다: 참고자는 열람과 알림만 받습니다.
  물류팀 확인이 꼭 필요하면 「물류 확인 담당」 직원 칸으로 이름을 남깁니다.
• 견적서를 사진으로 붙인다: 첨부는 PDF만 받으므로 사진은 PDF로 바꿔 올립니다.
• 승인 뒤에 금액을 바꾸려 한다: 기안 취소는 「결재 대기」일 때만 됩니다.
  승인된 문서는 거둘 수 없어 새 품의로 올립니다.