연구소 분석장비 사용·외부 반출,
3단계 결재와 참고자

연구소의 장비 사용과 외부 반출은 「장비 사용·반출 신청서」 양식 하나로 받고,
업무 영역은 「자원 예약」으로 둡니다.
기안하는 연구원이 결재자를 과제책임자,
장비관리실장,
연구소장 순서로 골라 3단계로 올리고,
안전관리 담당과 총무 담당 2명을 참고자로 거는 구성이 이 연구소에 맞았습니다.
양식에 「소내 사용」과 「외부 반출」을 가르는 라디오 칸과 반납 예정일 칸을 두면,
반출 건만 연구소장까지 올라가야 하는 이유가 문서에서 바로 보입니다.

과제 네 개가 분석장비 세 대를 나눠 쓰는 기업부설연구소

이 사업장은 가상 사례입니다.
소재 분석을 하는 제조기업 부설연구소 32명을 가정했고,
장비 종류와 과제 수,
반출 거리는 설명을 위해 지어낸 조건입니다.
연구원 24명이 과제 네 개에 나뉘어 있고,
장비관리실 3명,
안전관리 담당 1명,
총무·구매 담당 3명,
연구소장 1명이 있습니다.

연구소가 가진 주요 장비는 세 대입니다.
실험실에 고정된 액체크로마토그래프,
과제마다 번갈아 쓰는 열분석기,
그리고 협력사 공장에 들고 나가 현장 측정을 하는 휴대용 분광분석기입니다.
문제는 휴대용 분광분석기였습니다.
지난해 두 과제가 같은 주에 현장 측정을 잡는 바람에 한 팀이 빈손으로 출장을 갔고,
반납이 늦어진 사이 교정 일정도 밀렸습니다.
장비관리실은 누가 언제 들고 나갔는지 엑셀 한 장으로만 관리하고 있었습니다.

연구소장은 규칙을 세 줄로 정했습니다.
소내 사용도 과제책임자와 장비관리실장의 결재를 받는다.
외부 반출은 연구소장까지 결재한다.
안전관리 담당과 총무 담당은 모든 사용·반출 문서를 참고자로 받는다.
이 규칙을 전자결재 양식과 결재선으로 옮긴 과정이 아래입니다.

장비 반출과 현장 측정,
산업안전보건법과 사업장 밖 근로

장비를 쓰는 사람의 안전부터 봅니다.
산업안전보건법 제29조는 근로자를 채용할 때와 작업내용을 바꿀 때 안전보건교육을 하도록 정합니다.
처음 분광분석기를 다루는 연구원이라면 사용 신청이 올라온 시점이 교육 이수 여부를 확인할 좋은 자리입니다.
산업안전보건법 제36조는 사업주가 유해·위험 요인을 찾아 위험성평가를 하도록 하고,
산업안전보건법 제38조는 기계·기구 등에 의한 위험을 막는 안전조치를 요구합니다.
이 연구소가 안전관리 담당을 참고자로 거는 이유가 여기에 있습니다.
결재 권한은 없지만 신청을 보고 교육 이력과 위험성평가 대상 여부를 먼저 짚을 수 있습니다.

외부 반출은 근로시간 문제도 함께 따라옵니다.
협력사 공장에서 하루 종일 측정하는 날은 근로시간을 정확히 재기 어렵습니다.
근로기준법 제58조는 출장처럼 사업장 밖에서 일해 근로시간을 산정하기 어려운 경우 소정근로시간 또는 그 업무에 통상 필요한 시간을 근로한 것으로 보는 규정을 둡니다.
연구소는 반출 신청서에 「측정 예상 시간」을 적게 해,
통상 필요한 시간이 소정근로를 넘는 현장인지를 결재 단계에서 미리 볼 수 있게 했습니다.

장비 사용·반출 신청서를 3단계 결재로 앉히는 순서

자유 결재양식 화면에서 양식 이름과 업무 영역 정하기

결재 양식은 관리자 메뉴 트리에 따로 칸이 없어,
총무 담당 관리자는 관리자 화면 주소창에 /admin/enterprise/approval-forms 를 넣어 「자유 결재양식」 화면을 열었습니다.
양식 이름은 「장비 사용·반출 신청서」,
카테고리는 「신청」,
업무 영역은 「자원 예약」입니다.
설명 칸에도 규칙을 적었지만,
양식 설명은 연구원이 문서를 쓰는 작성 창에는 나오지 않습니다.
결재선은 양식에 고정되지 않고 기안자가 올릴 때마다 고르기 때문에,
이 연구소는 「사용 목적과 시료 설명」 장문 칸의 안내 문구(placeholder)에 「결재자: 과제책임자 → 장비관리실장 → 연구소장(외부 반출일 때만).
참고자: 안전관리 담당,
총무 담당.
반출 점검표 PDF 첨부」를 넣어 작성 중에 눈에 들어오게 했습니다.

라디오·직원·체크박스 칸으로 반출 조건 담기

「필드 추가」로 만든 칸은 아래와 같습니다.
기본 「제목」 칸 아래에 붙였습니다.

• 장비명: 드롭다운,
  필수 — 액체크로마토그래프,
  열분석기,
  휴대용 분광분석기
• 장비 관리번호: 텍스트,
  필수
• 사용 구분: 라디오,
  필수 — 소내 사용,
  외부 반출
• 사용 시작일과 반납 예정일: 날짜,
  필수
• 반출 장소: 텍스트 — 외부 반출일 때만 적는 칸
• 측정 예상 시간(시간): 숫자
• 동행 책임자: 직원 형식 — 같은 연구소 재직자를 고릅니다
• 반출 전 점검 완료: 체크박스,
  선택지 「완료」 하나
• 해당 장비 안전교육 이수: 체크박스,
  선택지 「이수」 하나 — 필수로 두지 않고 1차 결재자가 확인합니다
• 사용 목적과 시료 설명: 장문,
  필수 — 안내 문구에 결재선 규칙을 적음

저장한 뒤에는 칸을 고칠 수 없고 업무 영역만 바꿀 수 있습니다.
그래서 장비관리실장과 안전관리 담당이 저장 전에 칸 목록을 한 줄씩 읽었습니다.
칸이 맞지 않으면 새 양식을 만들고 기존 양식은 목록의 휴지통 아이콘으로 지워야 합니다.
지워도 이미 올라간 신청서는 남습니다.
체크박스 칸은 선택지를 적어야 네모가 생기고,
필수로 두면 체크하지 않은 문서는 제출 자체가 되지 않는다는 점도 이때 확인했습니다.

장비관리실장과 연구소장을 결재 후보로 올리기

「결재자 선택」 후보에는 회사 각 조직의 부서장이 자동으로 들어갑니다.
장비관리실장과 연구소장은 조직도에서 각 조직의 부서장이라 따로 등록하지 않아도 떴지만,
과제책임자 네 명은 선임연구원이라 부서장이 아니어서 후보에 보이지 않았습니다.
관리자는 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「결재권자·처리자」 → 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」의 「전자결재」 탭에서 「추가 결재자 지정」으로 과제책임자 네 명을 넣었습니다.
이 명단은 전자결재뿐 아니라 경비·출장처럼 신청자가 결재자를 직접 고르는 결재에도 함께 쓰인다는 점을 알고 넣었습니다.

연구원이 3단계 결재자와 참고자 2명을 고르는 기안

연구원은 메뉴(줄 세 개) → 「경비·결재」 → 「전자결재」 → + 버튼 「결재 문서 올리기」에서 이 양식을 고릅니다.
「결재자 선택」에서 과제책임자,
장비관리실장,
연구소장 순으로 누르면 1차·2차·3차 배지가 붙습니다.
소내 사용 건이면 연구소장을 빼고 2단계로 올립니다.
「참고자 선택」에서 안전관리 담당과 총무 담당 2명을 고르고,
첨부 문서 「PDF 선택」으로 반출 점검표와 협력사의 방문 협조 공문을 붙인 뒤 「제출」합니다.
첨부는 PDF만 받습니다.

결재는 1차부터 순서대로 진행됩니다.
결재자는 「전자결재」 화면의 「내가 처리할 결재」 탭에서 자기 차례가 된 문서를 열어 처리합니다.
연구소장이 학회 출장으로 자리를 비워 3차에서 멈추면,
대결자를 미리 정하는 칸이 없으므로 연구원이 아직 「결재 대기」인 문서를 「기안 취소」하고 반출 일정을 조정해 다시 올리기로 했습니다.
지난 문서 전체는 대표관리자·회사관리자가 관리자 사이드바 「전자결재」 → 「전체 결재함」에서 봅니다.

10월 첫 주 장비 사용·반출 신청 다섯 건

아래는 10월 첫 주에 올라온 신청 다섯 건입니다.
참고자는 모두 안전관리 담당과 총무 담당 2명입니다.

월요일 아침 장비관리실장의 「내가 처리할 결재」 탭에는 주말 사이 올라온 신청이 몰립니다.
이 탭에는 여러 건을 한꺼번에 승인하는 버튼이 없어 한 건씩 열어야 하므로,
장비관리실장은 소내 사용 건을 먼저 빠르게 넘기고 외부 반출 건은 반납 예정일과 교정 일정을 대조하며 천천히 봅니다.
반출 건은 장비 관리번호 칸으로 같은 장비의 다른 신청과 겹치는지를 먼저 봅니다.

B과제의 첫 신청은 A과제와 기간이 겹쳐 장비관리실장이 2차에서 반려했습니다.
반려 사유 「A과제 반출 중,
다음 주 월요일 이후 가능」이 기안자에게 그대로 전달되었고,
B과제는 날짜를 바꿔 화요일에 새로 올렸습니다.
D과제 신청은 「해당 장비 안전교육 이수」 칸이 체크되지 않아 과제책임자가 1차에서 돌려보냈고,
참고자였던 안전관리 담당이 다음 교육 일정을 따로 알렸습니다.

연구장비 결재 운영에서 연구원이 흔히 틀리는 곳

• 소내 사용에도 연구소장을 넣는다: 규칙상 외부 반출만 3단계입니다.
  설명 칸의 안내대로 소내 사용은 과제책임자와 장비관리실장까지만 고릅니다.
• 결재자 순서를 뒤섞는다: 누른 순서가 곧 1차·2차·3차입니다.
  연구소장을 먼저 누르면 연구소장이 1차가 되어 장비 일정 확인이 뒤로 밀립니다.
• 안전관리 담당을 필수 참고인으로 등록한다: 필수 참고인은 「모든 결재」에 붙어 휴가·경비 문서까지 받게 됩니다.
  장비 신청에서만 기안자가 고르게 합니다.
• 반출 점검표를 사진으로 올린다: 첨부는 PDF만 받습니다.
• 반납 날짜를 바꾸려고 승인된 문서를 취소하려 한다: 「기안 취소」는 「결재 대기」일 때만 됩니다.
  연장 반출은 새 신청서로 올립니다.
• 부재 때 대결자를 미리 정해 두려 한다: 대결자 칸은 없습니다.
  멈춘 문서는 기안자가 「결재 대기」일 때 「기안 취소」하고 다시 올립니다.