회사 메일 수신확인 — 읽음 2/3은 이렇게 봅니다

회사 메일 수신확인은 인사책 회사메일에서 따로 켜지 않아도 보내는 메일마다 함께 붙습니다.
보낸메일함 목록에는 「읽음 2/3」처럼 같은 회사 받는 사람 가운데 몇 명이 열었는지가 나오고,
회사 밖 받는 사람은 「열람 추정」으로만 표시됩니다.
이 글은 인사책 팀이 우리 회사 도메인으로 메일을 직접 주고받으며 확인한 화면 순서와,
회사 안과 밖의 표시가 왜 다른지를 차례대로 적었습니다.

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쓰기 화면에 체크 칸이 없는 까닭

어떤 메일 서비스는 보내기 전에 수신확인 칸을 체크해야 읽음 여부를 알려 줍니다.
그런 방식은 바쁜 날 체크를 빠뜨리기 쉽고,
하필 확인이 꼭 필요했던 메일에서 빠지곤 합니다.
인사책 회사메일의 쓰기 화면에는 「수신확인」 체크 칸이 아예 없습니다.
휴대폰에서 쓰든 PC에서 쓰든 같습니다.
체크할 필요 없이 보내는 메일마다 수신확인이 붙도록 만들었기 때문입니다.

그래서 쓰는 사람이 할 일은 평소와 같습니다.
받는 사람,
제목,
본문을 채우고 「보내기」를 누르면 됩니다.
읽음 여부는 보낸 뒤에 보낸메일함에서 확인합니다.

보낸 메일에서 읽음을 확인하는 순서

1단계 보낸메일함 목록에서 줄 요약 보기

직원은 하단바 「메일」(PC 주소는 /worker/mail)로 들어가 보낸메일함을 엽니다.
같은 회사 사람에게 보낸 메일 줄에는 「읽음 2/3」처럼 읽은 사람 수와 회사 안 받는 사람 수가 나옵니다.
세 명에게 보냈고 그중 두 명이 열었다는 뜻입니다.
회사 밖 받는 사람이 섞여 있고 그쪽에서 열람 추정이 잡히면 「+ 밖 1명 열람 추정」이 뒤에 붙습니다.

2단계 메일을 열어 받는 사람별 줄 보기

보낸 메일을 하나 열면 메일 안의 「수신확인」 구획에 받는 사람마다 한 줄씩 나옵니다.
같은 회사 사람은 「읽음 · 시각」 또는 「안 읽음」으로,
회사 밖 사람은 「열람 추정」 또는 「확인 안 됨」으로 보입니다.
목록의 숫자만으로는 누가 아직인지 모르니,
확인이 필요한 메일은 이 구획까지 열어 보는 것이 좋습니다.

3단계 아직 열지 않은 사람에게 한 번 더 알리기

마감이 있는 요청 메일인데 「읽음 1/3」에서 멈춰 있다면,
받는 사람별 줄에서 「안 읽음」인 사람을 찾아 전화나 메신저로 짧게 알리면 됩니다.
같은 메일을 다시 보내 메일함을 채우는 것보다 빠르고,
받는 쪽도 덜 번거롭습니다.

요령도 하나 덧붙입니다.
보낸 지 몇 분 만에 「안 읽음」을 보고 재촉하기보다,
메일 본문에 답을 받고 싶은 날짜를 적어 두고 그날 오전에 받는 사람별 줄을 한 번 보는 편이 서로 편했습니다.
수신확인은 상대를 재촉하는 도구라기보다 내가 놓친 사람이 없는지 확인하는 도구로 쓸 때 가장 쓸모가 있습니다.

회사 안은 읽음,
회사 밖은 열람 추정인 이유

같은 회사 사람은 인사책 회사메일 안에서 메일을 엽니다.
메일함이 연 순간을 직접 알 수 있으니 「읽음」과 시각을 그대로 남깁니다.
「읽음 2/3」 같은 숫자가 회사 안 받는 사람만 세는 것도 이 때문입니다.

회사 밖 사람은 각자 쓰는 다른 메일 서비스에서 메일을 엽니다.
이때 일반적으로 쓰는 방법은 본문에 아주 작은 그림을 넣어 두고,
받는 쪽 메일 앱이 그 그림을 불러오는지를 보는 것입니다.
그림을 불러왔다고 해서 사람이 실제로 읽었다고 단정할 수는 없으므로 화면 글자도 「읽음」이 아니라 「열람 추정」입니다.
화면 안내는 이렇게 적혀 있습니다.
그림을 막는 메일 앱은 열어도 '확인 안 됨'으로 남고,
일부 메일 앱(Gmail · 애플 메일)은 열지 않아도 미리 불러와 '열람 추정'이 될 수 있습니다.

하나 더 있습니다.
여러 명에게 한 통으로 보낸 메일은 누가 열었는지 구분되지 않습니다.
회사 밖 결과는 참고하는 정도로 보고,
중요한 계약이나 마감 확인은 답장이나 전화로 마무리하는 습관을 권합니다.

관리자 카드와 개인 설정

회사 단위 설정은 대표관리자나 회사관리자가 정합니다.
관리자 메뉴 「회사메일」 › 「직원 메일 현황」 맨 아래에 「수신확인」 카드가 있고,
스위치가 두 개 있습니다.

• 회사 안 읽음 확인 — 같은 회사 사람이 메일을 열면 '읽음 · 시각'으로 남깁니다.
• 회사 밖 열람 추정 — 회사 밖 받는 사람의 메일 앱이 그림을 불러오면 '열람 추정'으로 남깁니다.

직원 한 사람의 설정도 있습니다.
보낸메일함 목록 위 「메일 설정」 단추를 누르면 「내 메일 추적 그림」에서 「회사 값 따름」과 「끄기」 가운데 하나를 고를 수 있습니다.
회사 밖으로 보내는 메일에 그림을 넣고 싶지 않은 직원은 여기서 끄면 됩니다.

회사에서 이 설정을 정할 때는 세 가지를 같이 정해 두면 좋습니다.
첫째,
회사 밖 열람 추정을 쓸지 여부입니다.
거래처와 주고받는 메일이 많고 그림 불러오기에 민감한 업종이라면 끄는 쪽을 검토합니다.
둘째,
그 결정을 누가 내리고 어디에 공지할지입니다.
셋째,
수신확인 결과를 인사 평가 같은 다른 목적에 쓰지 않는다는 원칙입니다.
이런 원칙은 메일 서비스와 상관없이 일반적으로 권하는 내용입니다.

회사 메일 수신확인은 상대가 모르게 보는 기능인가요?

수신확인은 메일을 보낸 사람이 자기 메일이 열렸는지 보는 기능입니다.
받은 사람의 메일함을 들여다보는 기능이 아니고,
회사 안은 「읽음 · 시각」,
회사 밖은 그림 불러오기에 기댄 「열람 추정」까지만 보여 줍니다.
회사 단위로 쓸지는 관리자 카드의 두 스위치로,
직원 개인은 「메일 설정」으로 정합니다.
회사에서 수신확인을 쓴다면 취업규칙이나 사내 공지에 한 줄 적어 직원과 거래처가 알 수 있게 해 두는 편이 좋습니다.

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