전자결재 문서,
몇 년이나 보관해야 하나 (문서별 기간)

이런 분께 — 전자결재로 쌓인 인사·급여 문서를 "언제까지 갖고 있다 지워도 되나" 정리하려는 사장님과 인사담당자에게.

결론부터

결재·인사 문서는 "한꺼번에 몇 년"이 아니라 문서 종류별로 법정 보존연한이 정해져 있습니다. 가장 자주 쓰는 근로 관련 핵심 서류(근로계약서·임금대장·근로시간 기록 등)는 근로기준법상 3년 보존이 기본 기준입니다(근로기준법 제42조).
전자문서로 보관하더라도 보존 의무는 종이와 동일합니다.

주의할 점은,
같은 "3년"이라도 기산점이 다르다는 것입니다.
예컨대 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터,
임금대장은 마지막 기입한 날부터 세는 식으로 시작점이 서류마다 다릅니다.

근로기준법상 3년 보존 대상

근로기준법 제42조와 시행령은 사용자가 일정 서류를 일정 기간 보존하도록 정하고 있습니다.
대표적으로 다음 서류가 3년 보존 대상이며,
기산점(언제부터 3년인지)에 유의해야 합니다.

즉 퇴사자라고 바로 파기하면 안 됩니다.
근로계약서·퇴직 관계 서류는 퇴직일로부터 3년은 보관해야 합니다.

계산 예시

예시로,
한 직원이 2025년 3월 31일에 퇴사했다고 합시다.

• 근로계약서·퇴직 관계 서류 — 근로관계 종료일(2025-03-31)로부터 3년,
  즉 2028년 3월 31일경까지 보존
• 임금대장 — 그 직원에 대해 마지막으로 기입한 날로부터 3년이므로,
  마지막 급여를 2025년 4월에 기입했다면 2028년 4월경까지 보존

기산점이 서류마다 다르므로,
"퇴사 후 일괄 파기"가 아니라 서류별로 시점을 따져야 합니다.

다른 법에서 더 길게 요구하는 경우

근로기준법만 보면 안 됩니다.
같은 문서라도 다른 법령이 더 긴 보존을 요구하면 그 기간을 따라야 합니다.

• 세무 관련 증빙(원천징수·경비 증빙 등) — 세법상 보존 의무가 별도로 있어 통상 근로기준법보다 깁니다.
  급여·경비 관련 회계 증빙은 세법 기준을 함께 확인하세요.
• 4대보험·퇴직급여 관련 서류 — 관련 법령에 별도 보존 기준이 있을 수 있습니다.

원칙은 단순합니다. 여러 법이 겹치면 가장 긴 보존연한에 맞춥니다.

전자문서로 보관할 때

전자결재·전자문서로 보관해도 법적 효력과 보존 의무는 종이와 같습니다.
다만 다음을 갖춰야 분쟁 때 인정받기 쉽습니다.

• 위·변조 방지 — 결재 후 임의 수정이 안 되도록 이력이 남는 형태
• 누가 언제 승인했는지 추적 가능한 결재 로그
• 보존 기간 동안 열람·출력 가능한 상태 유지

자주 하는 실수

• 퇴사하면 바로 파기 — 근로계약서·퇴직 서류는 퇴직일로부터 3년 보존이 원칙입니다.
• 모든 문서를 일괄 같은 날 파기 — 기산점이 서류마다 달라 실제 만료일이 제각각입니다.
• 근로기준법 3년만 보고 세무 증빙도 3년에 파기 — 세법이 더 길게 요구하는 증빙을 일찍 버리면 불이익이 생깁니다.
• 전자문서를 수정 가능한 상태로 방치 — 위·변조 방지·결재 이력이 없으면 증거력이 약해집니다.

인사책으로 간단히

인사책은 전자결재·근로계약·급여명세 등 인사 데이터를 텍스트로 보관하며,
결재 이력(누가 언제 승인했는지)을 남깁니다.
출퇴근 기록과 근로시간 자동 집계 데이터도 함께 쌓이므로,
근로시간 관련 서류의 근거 자료를 보존연한 동안 열람·확인하기 좋습니다.
보존연한 산정과 파기 시점은 서류별 기산점에 맞춰 직접 관리하되,
그 원본 데이터를 안전하게 쌓아 두는 일은 인사책이 맡습니다.