무료 근태관리 프로그램,
왜 10명이 넘으면 요금이 붙나 — 인원 제한의 구조와 확인법

결론부터. 무료 근태관리 프로그램의 인원 제한은 기술적 한계가 아니라 요금 설계입니다.
서버 운영비가 11번째 직원부터 갑자기 뛰는 것이 아닙니다.
무료 구간을 어디까지 열어둘지는 각 회사가 정하는 정책이며,
그래서 도입 전에 확인해야 할 질문은 "무료인가"가 아니라 "몇 명까지 무료이고,
넘으면 얼마인가" 입니다.

인원 제한은 어디서 나오나

근태관리 서비스의 실제 원가는 사람 수보다 기록 건수와 저장 기간에서 나옵니다.
직원 10명이 하루 두 번 찍으면 한 달에 약 440건,
30명이면 약 1,320건입니다.
이 정도 규모는 저장 원가로 보면 차이가 크지 않습니다.

그런데도 인원으로 끊는 이유는 인원이 가장 알기 쉬운 요금 단위이기 때문입니다.
회사가 커지면 지불 능력도 커진다는 전제 위에 1인당 월 요금을 붙이는 구조입니다.
그래서 무료 상한은 "여기까지는 맛보기"라는 뜻이지,
"여기까지가 기술적 한계"라는 뜻이 아닙니다.

무료 플랜이 실제로 무너지는 세 지점

인원 상한만 보고 고르면 놓치는 것이 있습니다.
무료 플랜이 한계를 드러내는 지점은 셋입니다.

세 번째가 특히 늦게 발견됩니다.
출퇴근 시각은 잘 찍히는데 그 기록으로 법정 계산을 못 하는 경우입니다.
해외에서 만든 서비스에서 자주 나타납니다.
한국의 시간 단위 연차나 주휴수당,
4시간 근무 시 30분·8시간 근무 시 1시간 휴게(근로기준법 제54조) 같은 기준이 처음부터 들어 있지 않기 때문입니다.

도입 전에 확인할 네 가지

1. 인원 상한과 초과 시 단가 — "몇 명까지 무료인가"와 "11번째 직원부터 1인당 얼마인가"를 함께 물어보세요.
   상한만 답하는 곳이 많습니다.
2. 상한 초과 시 동작 — 초과하면 기능이 잠기는지,
   자동으로 요금이 부과되는지,
   기존 기록은 어떻게 되는지 확인하세요.
3. 근무 형태 지원 범위 — 교대조가 있다면 무료 구간에서 근무표를 짤 수 있는지 직접 확인해야 합니다.
   대부분 요금이 붙는 구간입니다.
4. 기록 보존과 내보내기 — 요금제로 넘어가지 않기로 했을 때 그동안의 기록을 CSV 등으로 받아올 수 있는지 확인하세요.
   출퇴근 기록은 임금 계산의 기초 자료라 3년은 보관해 두는 것이 안전합니다(근로기준법 제42조·시행령 제22조).

인원 제한이 없는 경우도 있습니다

모든 서비스가 인원으로 끊는 것은 아닙니다.
인사책은 사용자 수에 따른 추가 요금이 없습니다. 직원이 10명이든 300명이든 모든 기능을 그대로 사용합니다.
신용카드 등록도 필요 없습니다.

교대근무도 같은 무료 플랜에서 다룹니다.
조를 만들고 주기를 정하면 4조 3교대나 주주야야휴휴 2교대 근무표가 최대 8주치까지 만들어집니다.
한국 근로기준법 기준으로 설계된 서비스라 시간 단위 연차와 법정 휴게 공제도 처음부터 들어 있습니다.

정리하면, 무료 근태관리를 고를 때 인원 상한만 보면 반년 뒤에 다시 고르게 됩니다.
상한·근무형태·법정 계산 세 가지를 함께 보시고,
지금 인원이 아니라 1년 뒤 인원을 기준으로 판단하세요.