근태관리 무료체험과 무료 플랜은 다릅니다 — 도입 전 확인할 네 가지

결론부터. 무료체험과 무료 플랜은 같은 말이 아닙니다. 무료체험은 기간이 끝나면 결제가 시작되는 유료 상품이고, 무료 플랜은 기간 제한 없이 일정 범위를 계속 쓰는 구간입니다.
검색하면 둘 다 "무료"로 나오기 때문에,
도입 담당자가 체험 기간이 끝난 뒤에야 차이를 알게 되는 일이 자주 생깁니다.

두 가지가 어떻게 다른가

체험이 나쁘다는 뜻은 아닙니다.
상위 플랜 기능을 전부 열어주므로 우리 회사에 그 기능이 실제로 필요한지 확인하는 데는 체험이 낫습니다. 문제는 체험 기간에 전 직원을 등록해 두고 운영을 옮겨놓은 뒤,
종료 시점에 결제냐 이사냐를 선택하게 되는 상황입니다.

체험 기간에 확인해야 할 네 가지

1. 체험 종료 후 무엇이 잠기나 — 계정 전체가 잠기는지,
   상위 기능만 잠기고 기본 기록은 남는지 확인하세요.
   이 차이가 이후 선택지를 결정합니다.
2. 결제수단 등록이 필요한가 — 등록형이면 종료일에 자동 결제되는 경우가 많습니다.
   종료 며칠 전 알림이 오는지도 함께 확인하세요.
3. 기록을 가져올 수 있나 — 체험 중 쌓은 출퇴근 기록을 CSV 등으로 내려받을 수 있어야 합니다.
   출퇴근 기록은 3년 보존 대상입니다(근로기준법 제42조).
4. 우리 근무 형태가 되는가 — 교대조·시차출퇴근·유연근무가 있다면 체험 기간에 반드시 실제 근무표로 한 주를 돌려보세요.
   화면만 보고는 알 수 없습니다.

체험 기간을 제대로 쓰는 순서

첫 주에 전 직원을 넣지 마세요. 한 부서 또는 5~10명으로 2주를 돌려보는 편이 낫습니다. 그 기간에 확인할 것은 화면이 예쁜지가 아니라 다음 세 가지입니다.

• 직원이 출퇴근을 실제로 찍는가(설치·로그인에서 이탈하지 않는가)
• 관리자가 이상 기록을 발견하고 정정할 수 있는가
• 그 기록으로 월 마감과 임금 계산이 되는가

세 번째까지 확인하지 않으면 체험은 절반만 한 것입니다.
출퇴근이 잘 찍히는 것과 그 기록으로 급여를 계산할 수 있는 것은 다른 문제입니다.

기간이 없는 쪽을 고른다면

인사책은 체험 기간이 아니라 인원 제한 없는 무료 플랜으로 시작합니다.
며칠 뒤에 결제가 시작되지 않고,
신용카드를 먼저 등록하지도 않습니다.
직원 수에 따른 추가 요금이 없어 인원이 늘어도 같은 조건으로 씁니다.

그래서 위의 "첫 주에 전 직원을 넣지 마세요"라는 조언이 인사책에는 조금 다르게 적용됩니다.
기간에 쫓기지 않으므로 한 부서로 천천히 검증한 뒤 넓혀도 됩니다.

정리하면, 검색 결과에서 "무료"라는 단어를 보면 기간형인지 구간형인지부터 확인하세요.
그리고 어느 쪽이든 체험·검증 단계에서 임금 계산까지 한 번은 끝까지 돌려보시기 바랍니다.