알바 대타·교대 교환,
사장 카톡 없이 처리하기 — 신청·승인 흐름 세팅

결론부터: 알바 대타 관리의 답은 "직원끼리 합의 → 시스템으로 신청 → 사장 승인 → 근무표 자동 반영" 한 줄기로 통일하는 것입니다. 카톡 대타는 당장은 편하지만,
기록이 개인 채팅방에 흩어져 무단결근 책임과 수당 계산이 반드시 꼬입니다.
이 글은 그 흐름을 30분 안에 세팅하는 절차를 다룹니다.

카톡 대타의 사고 3가지

1. 무단결근 책임 공방 — "A가 대신 나오기로 했어요"라는 말만 있고 승인 기록이 없으면,
   빈 시프트의 책임 소재를 가릴 근거가 없습니다.
2. 수당 계산 꼬임 — 교환으로 한 사람의 주 근무시간이 바뀌면 주휴수당·연장수당 판정이 달라지는데,
   근무표가 갱신되지 않으면 급여가 원래 스케줄 기준으로 잘못 나갑니다.
3. 기록 증발 — 채팅방은 나가면 끝입니다.
   임금 분쟁 시 실제 근무 사실을 입증할 1차 자료가 사라집니다.

대타와 교대 교환의 차이

핵심은 두 경우 모두 직원 합의만으로 확정되지 않는다는 점입니다.
근무표 편성 권한은 사용자에게 있으므로,
승인 없는 교환은 거절할 수 있습니다.

1단계: 직원 간 교환 신청 흐름 만들기

• 규칙을 한 문장으로 공지: "대타·교환은 근무 시작 24시간 전까지 앱으로 신청,
  승인 알림을 받아야 확정."
• 신청 항목 고정: 원래 근무일·시간 / 교환 상대 / 상대 동의 여부 / 사유(선택).
• 상대방 동의를 먼저 받게 하면(수락 버튼),
  사장은 최종 판단만 하면 됩니다.

2단계: 사장 승인과 근무표 자동 반영

승인 시 체크할 것은 두 가지뿐입니다.

• 자격: 대신 오는 직원이 해당 포지션(오픈/마감,
  미성년자 심야 제한 등)을 소화할 수 있는가.
• 시간 총량: 이번 교환으로 누군가의 주 근무시간이 15시간을 넘거나,
  1일 8시간·주 40시간을 초과하지 않는가.

승인하면 근무표가 즉시 바뀐 상태로 전 직원에게 보여야 합니다.
근무표와 승인 기록이 따로 놀면 세팅한 의미가 없습니다.

교환된 근무의 수당 계산 — 경계가 바뀌는 경우

예시: 시급 10,030원(2025년 최저임금),
주 14시간 근무하던 B가 A의 토요일 5시간을 대신 받으면 그 주 19시간이 됩니다.

• 주휴수당: 1주 소정근로시간이 15시간 이상이고 개근하면 유급주휴가 발생합니다(근로기준법 제55조).
  14→19시간이 되면 그 주 주휴수당 대상이 될 수 있어 인건비가 시급×5시간만큼 늘어나는 게 아닙니다.
• 연장가산: 상시 5인 이상 사업장에서 1일 8시간 또는 주 40시간을 넘는 근무는 통상임금의 50% 가산 대상입니다(근로기준법 제56조).
  교환으로 하루 근무가 8시간을 넘게 붙으면 가산이 붙습니다.
• 4시간 근무 시 30분 이상 휴게 배치도 잊지 마세요(근로기준법 제54조).

자주 하는 실수 체크

• [ ] 승인 없이 "둘이 알아서 바꿔" 방치 → 사고 시 책임 소재 불명
• [ ] 근무표는 그대로 두고 급여만 실제대로 계산 → 기록·지급 불일치
• [ ] 교환으로 15시간/8시간 경계 넘는 걸 놓침 → 주휴·가산수당 미지급 리스크
• [ ] 단기 알바라고 근로계약서에 근무일·시간 명시 생략(근로기준법 제17조 위반 소지)

인사책으로 간단히

무료 인사관리 서비스 인사책에는 교대 교환 신청 기능이 있습니다.
직원이 앱에서 교환을 신청하면 상대 직원 수락 → 사장 승인 순서로 처리되고,
승인 즉시 교대 근무표에 반영됩니다.
출퇴근은 GPS·NFC로 실제 기록이 남고,
급여 계산 시 연장·야간·휴일 가산수당이 자동 반영되므로 "교환했는데 급여는 옛날 근무표 기준" 문제가 구조적으로 사라집니다.
승인 이력이 전자결재로 남아 분쟁 시 근거 자료가 됩니다.

FAQ 요약

알바끼리 합의만 하고 보고하지 않은 교환은 무단 변경으로 처리할 수 있고,
운영상 사유가 있으면 교환 승인을 거절해도 됩니다.
자세한 내용은 아래 FAQ를 확인하세요.