무료 전자근로계약서 고르는 법 — 무료 체험과 진짜 무료의 차이

"전자계약 무료라더니 3건 쓰고 나니 결제창이 뜨네요." 소상공인 상담에서 자주 듣는 하소연입니다.
전자서명 서비스들의 요금표를 뜯어 보면 "무료"는 대부분 월 몇 건짜리 체험판이고,
진짜 비용은 직원이 늘어난 뒤에 시작됩니다.
전자근로계약서 자체는 종이 계약과 동일한 효력이 인정되므로(전자문서법·전자서명법 체계),
고르는 기준은 효력이 아니라 비용 구조와 보관,
두 가지로 좁혀집니다.

"무료 체험"과 진짜 무료를 가르는 4가지

특히 보관이 핵심입니다.
근로계약서는 근로자 퇴직 후 3년간 보존 의무가 있는 서류라,
서비스 해지와 함께 문서가 잠기면 그 순간부터 의무 위반 상태가 됩니다.
알바 회전이 빠른 가게일수록 보존 대상 문서가 계속 쌓인다는 점도 계산에 넣어야 합니다.
계약 전에 "해지 후 다운로드 가능 기간"을 반드시 문서로 확인하세요.

알바 많은 가게일수록 건수가 폭발한다

전자계약 건수는 직원 수가 아니라 이벤트 수로 늘어납니다.
채용,
재계약,
시급 인상(임금 조항 변경),
근무시간 변경 — 전부 새 서명 건입니다.
알바 6명인 카페가 1년에 겪는 서명 이벤트는 보통 15~20건을 넘습니다.
최저임금이 오르는 연초에는 전 직원 임금 조항 갱신이 한꺼번에 몰립니다.
"월 3건 무료"로는 1월 한 달도 못 버티는 구조입니다.
그래서 서비스 비교는 지금 직원 수가 아니라 내년 1월의 갱신 폭주를 기준으로 해야 하고,
표준근로계약서 서식(단시간·기간제용)이 템플릿으로 내장되어 있는지,
시급만 바꿔 재서명 요청을 보낼 수 있는지가 실사용 편의를 가릅니다.

계산 예시

직원·알바 8명 사업장,
연간 서명 이벤트 20건으로 잡아 봅니다.
건당 과금형이 초과분 건당 2천~3천 원대라면 무료 한도를 뺀 연 비용은 3만~5만 원 수준,
인당 월정액형(인당 월 1천~2천 원대 수준으로 형성)이라면 연 10만~19만 원 수준입니다.
금액 자체는 크지 않아 보이지만,
종이로 회귀했을 때의 비용과 비교해야 공정합니다.
계약서 출력·서명·스캔·보관에 건당 20분이 든다면 20건 × 20분 = 6.7시간,
2026년 최저시급 10,320원으로 환산해도 연 6.9만 원어치 시간에,
분실 리스크(근로계약서 미교부는 500만 원 이하 벌금 대상)까지 얹힙니다.
결론은 "전자화는 하되,
우리 건수 구조에서 인원 제한 없는 무료인 쪽"을 찾는 겁니다.

자주 틀리는 점

첫째,
서명만 전자로 하고 교부를 잊는 것 — 근로기준법 제17조는 서면 명시와 함께 교부 의무를 두므로,
직원이 언제든 자기 계약서를 열람·다운로드할 수 있는 구조인지 확인해야 합니다.
둘째,
카톡으로 계약서 사진을 주고받고 전자계약이라 부르는 것 — 서명자 특정과 위변조 방지가 안 되면 분쟁에서 취약합니다.
셋째,
요금표의 "무제한"이 서명 건수인지 보관 용량인지 안 읽는 것.
넷째,
직원 폰 번호가 바뀌어 서명 요청이 닿지 않는 경우의 재발송·본인 확인 절차를 안 챙기는 것.
세부 효력 판단은 사업장 상황에 따라 다를 수 있으니 특수한 계약 조항은 노무사 등 전문가 확인을 권합니다.

참고로 인사책은 근태·급여와 묶인 전자 근로계약을 건수 제한 없이 무료로 제공하는 쪽이라,
알바 재계약이 잦은 가게라면 건수 폭발 걱정 없이 쓸 수 있습니다.

다음 행동: ① 작년 한 해 채용·재계약·조건 변경 건수를 세어 우리 가게의 연간 서명 이벤트 수를 확인하세요.
② 후보 서비스마다 위 4가지 체크 항목(건수·보관·해지 후 접근·감사 로그)을 문서로 받아 비교하세요.