무역회사 해외 출장 법인카드,
외화 결제를 부서별 금액으로

해외 출장이 잦은 무역회사라면 법인카드 6장을 「법인카드」 화면의 「카드등록」 탭에서 부서와 소지자에 나눠 등록하고,
같은 화면 세 번째 탭에서 집계 축을 「부서별」로 골라 이번 달 금액을 「증빙 완료」와 「미증빙」으로 나눠 보는 방식이 가장 간단합니다.
외화 결제는 결제일 환율로 원화 환산되고,
환율을 못 구한 건은 「원화 확인 필요」로 남아 카드 명세서 청구액을 넣고 확정합니다.
이 모든 기록은 회사 휴대폰의 카드 결제 문자를 문자 중계 앱이 넘겨 줄 때만 쌓인다는 전제를 먼저 이해해야 합니다.

프랑크푸르트 전시회와 호찌민 공장 실사가 겹친 무역회사 27명

이 사업장은 가상 사례입니다.
주방용품을 수입해 국내 유통사에 공급하고 일부를 동남아로 다시 수출하는 직원 27명 무역회사를 가정했고,
부서 구성과 카드 수,
결제 금액은 설명을 위해 지어낸 조건입니다.
유럽영업팀 6명,
동남아영업팀 6명,
통관물류팀 7명,
경영지원팀 5명,
대표와 임원 3명입니다.

이 회사의 법인카드는 6장입니다.
유럽영업팀과 동남아영업팀은 출장자가 들고 다니는 카드를 팀마다 2장씩 가지고,
통관물류팀은 운송사 결제용 카드 1장,
경영지원팀은 사무용품과 통신 결제용 카드 1장을 씁니다.
10월 둘째 주에는 유럽영업팀 두 사람이 프랑크푸르트 주방용품 전시회에,
동남아영업팀 두 사람이 호찌민 협력 공장 실사에 동시에 나갔습니다.

예전 방식은 출장자가 귀국한 뒤 영수증 사진을 메신저로 보내고,
경영지원팀이 카드사 명세서가 나오는 다음 달 중순에 엑셀로 부서를 나누는 것이었습니다.
유로와 동은 명세서가 나와야 원화 금액을 알 수 있었고,
어느 팀이 이번 달 얼마를 썼는지는 한 달 뒤에야 보였습니다.
경영지원팀장은 출장 중에도 팀별 사용 규모를 보고,
귀국 전에 증빙이 빠진 건을 짚고 싶었습니다.

출장 중 근로시간과 공직자 접대,
카드 규정에 먼저 넣을 두 줄

법인카드 자체를 정한 노동법 조항은 없지만,
해외 출장 카드 규정을 만들 때 법과 맞닿는 대목이 두 가지 있습니다.

첫째는 출장 중 근로시간입니다.
근로기준법 제58조는 출장처럼 사업장 밖에서 일해 근로시간을 산정하기 어려운 경우 소정근로시간을 근로한 것으로 보거나,
그 업무에 통상 필요한 시간을 근로한 것으로 보도록 정합니다.
전시회 부스를 하루 열두 시간 지키는 일정이라면 통상 필요한 시간이 소정근로를 넘을 수 있습니다.
카드 사용 시각이 늦은 밤까지 이어진 기록은 출장 일정표와 함께 근로시간 판단 자료로 쓰일 수 있으니,
카드 기록을 증빙으로만 보지 말고 일정과 맞춰 봅니다.

둘째는 공직자 접대입니다.
통관 과정에서 만나는 공무원이나 공공기관 직원에게 식사를 대접하거나 선물을 주는 일은 청탁금지법 제8조의 금품등 수수 금지와 닿아 있습니다.
이 회사는 카드 규정에 「공직자 등 대상 식사·선물 결제는 사전 승인 없이 불가」라는 줄을 넣고,
통관물류팀 카드의 「사용 알림 받을 사람」에 경영지원팀장을 걸어 결제마다 알림을 받게 했습니다.

카드 6장을 부서별 금액으로 보는 인사책 설정 순서

카드·통장 연동 URL을 발급하고 허용 IP 걸기

모든 기록의 출발점은 회사 휴대폰으로 오는 카드 결제 알림 문자입니다.
관리자는 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「통장·카드」 → 「카드·통장 연동 URL 발급」에서 「주소 발급」을 눌러 회사 고유 주소를 받고,
회사 휴대폰에 설치한 문자 중계 앱에 그 주소를 넣었습니다.
허용 IP 칸에는 문자 중계 폰이 붙어 있는 사무실 고정 IP 1개를 「최근 IP 추가」로 넣었습니다.
허용 IP를 비워 두면 토큰만 맞으면 어느 IP에서도 받으므로,
폰이 사무실을 떠나지 않는 이 회사에서는 좁혀 두는 편이 안전합니다.

카드사에 등록된 문자 수신 번호가 회사 휴대폰이어야 해외 결제 문자도 그 폰으로 옵니다.
출장자의 개인 휴대폰으로만 문자가 가는 카드라면 그 카드의 결제는 기록되지 않습니다.
중계 앱이 꺼졌거나 폰의 통신이 끊긴 시간의 문자도 자동으로 들어오지 않으며,
인사책은 카드사 전산망을 직접 조회하지 않습니다.

카드등록 탭에서 6장을 부서에 배정하고 소지자 적기

첫 결제 문자가 들어오면 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「통장·카드」 → 「법인카드」의 「카드등록」 탭에 새 카드가 뜹니다.
카드마다 입력 칸이 열리고,
관리자는 「배정 부서」·「소지자」·「발급 용도」·「카드 종류」·「사용 알림 받을 사람」을 채운 뒤 「이 카드 등록」을 눌렀습니다.
문자가 아직 안 온 카드는 「＋ 문자 없이 직접 등록」에서 「카드사」와 「끝 4자리 / 문자 표기」를 넣고 「귀속」을 「부서」로 골라 먼저 만들었습니다.
이 회사가 정한 값은 다음과 같습니다.

• 유럽영업팀 2장,
  동남아영업팀 2장: 배정 부서는 각 영업팀,
  소지자는 출장을 가장 많이 가는 과장·대리,
  카드 종류 「직원용 (증빙 받음)」
• 통관물류팀 1장: 배정 부서 통관물류팀,
  발급 용도 「운송사 결제」,
  카드 종류 「직원용 (증빙 받음)」
• 경영지원팀 1장: 배정 부서 경영지원팀,
  발급 용도 「통신·정기 결제」,
  카드 종류는 「증빙 없음」이 붙은 쪽

직접 등록 창의 「귀속」에는 「개인」도 있습니다.
개인 귀속 카드는 결제마다 「누가 썼는지」가 그 직원으로 확정되지만,
카드에 부서가 붙지 않아 아래 세 번째 탭의 「부서별」 집계에서는 「부서 미지정」으로 묶입니다.
이 회사의 첫 목표가 팀별 사용 규모였기 때문에 영업팀 카드도 부서에 배정하고,
누가 들고 다니는지는 「소지자」 칸으로 따로 남겼습니다.
「사용 알림 받을 사람」에는 경영지원팀장을 넣었습니다.
결제가 기록되면 부서에 배정된 카드는 그 부서의 부서장과 알림 받을 사람에게 알림이 갑니다.

세 번째 탭에서 부서별·소지자별로 읽기

「카드등록」,
「카드수정」 옆 세 번째 탭은 이번 달 카드 사용액을 「증빙 완료」와 「미증빙」으로 나눠 보여 줍니다.
집계 축은 「부서별」,
「사업장별」,
「소지자별」 가운데 고를 수 있고 이 회사는 「부서별」을 기본으로 봅니다.
화면 아래 기준 문구는 「쓴 시점의 배정 부서 기준」입니다.
달 중간에 동남아영업팀 카드 한 장을 유럽영업팀으로 옮기면 옮기기 전에 쓴 금액은 동남아영업팀에,
옮긴 뒤 금액은 유럽영업팀에 잡힙니다.
출장자별로 보고 싶을 때는 축을 「소지자별」로 바꿉니다.
「증빙 없음」 종류로 등록한 경영지원팀 카드는 미증빙 금액에 넣지 않습니다.
「증빙 완료」는 카드 결제가 재무 쪽 카드 대사로 경비와 맞춰진 금액이라,
사용내역 화면의 「경비 연결」 표시와 같은 숫자가 아닐 수 있습니다.
이 탭은 이번 달 기준입니다.

법인카드 사용내역에서 외화 건 확정하기

건별 기록은 관리자 사이드바 「경비·자산」 → 「법인카드 사용내역」에서 봅니다.
위쪽에 사용 합계,
경비 미연결,
결재 대기,
승인,
정산 완료가 숫자로 나오고,
사용 월과 카드별·사용자별·상태별로 거르거나 보이는 내역을 CSV로 저장할 수 있습니다.
외화 결제는 결제일 환율로 원화 환산되며,
환율을 구하지 못한 건은 「원화 확인 필요 N건」으로 모입니다.
대표관리자나 위임받은 회사관리자가 카드 명세서의 실제 청구액을 넣고 「확정」합니다.
결제 취소는 음수 행으로 기록되어 합계에서 상쇄됩니다.
문자가 오지 않은 결제는 「사용내역 등록」에서 카드,
사용일시,
금액 (원),
가맹점명을 넣어 직접 추가합니다.

10월 둘째 주 출장자 카드 네 장의 사용 기록

아래는 출장 한 주 동안 영업팀 카드 네 장에 기록된 주요 결제입니다.
원화 금액은 사용내역 화면에 적힌 값이고,
증빙은 출장자가 경비 청구를 붙였는지입니다.

수요일 카페 결제는 환율을 못 구해 0원으로 적혀 「원화 확인 필요」에 올라왔고,
다음 달 명세서가 나온 날 경영지원팀장이 38,600원으로 확정했습니다.
교통 패스는 잘못 산 것을 목요일에 취소해 음수 행이 생겼고 두 줄이 합계에서 상쇄되었습니다.
사용내역 화면에서 카드별로 걸러 보면 이 주 유럽영업팀 카드 두 장의 결제는 2,015,200원이고 그 가운데 「경비 연결」이 1,696,500원이었습니다.
동남아영업팀 카드 두 장은 원화 확정 전까지 카페 결제가 0원이라 643,500원으로 보였고,
확정 뒤 682,100원 가운데 524,800원이 「경비 연결」이 되었습니다.
경영지원팀장은 귀국 전날 「경비 미연결」로 남은 두 건을 출장자에게 짚었습니다.

해외 출장 카드 관리에서 무역회사가 자주 틀리는 대목

• 출장자 개인 폰으로만 문자가 간다: 회사 휴대폰이 문자를 받지 못하면 기록이 쌓이지 않습니다.
  카드사 문자 수신 번호부터 확인합니다.
• 중계 앱이 꺼진 줄 모른다: 폰 재부팅이나 배터리 절약 설정으로 앱이 멈추면 그 시간 결제는 자동으로 들어오지 않습니다.
  빠진 건은 「사용내역 등록」으로 넣습니다.
• 개인 귀속과 부서별 집계를 함께 기대한다: 개인 귀속 카드는 부서가 비어 세 번째 탭 부서별 집계에서 「부서 미지정」으로 묶입니다.
  팀별 금액이 먼저라면 부서에 배정하고 「소지자」를 적습니다.
• 0원 외화 건을 방치한다: 「원화 확인 필요」 건을 확정하지 않으면 부서별 금액이 실제보다 작게 보입니다.
• 카드를 옮기면 지난 금액도 옮겨진다고 생각한다: 집계는 쓴 시점의 배정 부서 기준이라 지난 사용분은 원래 부서에 남습니다.
• 지난달 금액을 세 번째 탭에서 찾는다: 세 번째 탭은 이번 달 기준입니다.
  지난달은 「법인카드 사용내역」에서 사용 월을 바꾸고 카드별로 걸러 봅니다.