엑셀 근태에서 인사책으로 이사하기 — 2주 병행 플랜

엑셀 근태의 진짜 비용은 시트를 만드는 시간이 아니라 아무도 그 숫자를 완전히 믿지 못한다는 데 있습니다.
수정 흔적은 안 남고 누락은 늘 있으니까요.
그렇다고 하루아침에 갈아타는 것도 불안합니다.
그래서 이 글은 2주 병행을 끼워 넣은 이사 플랜입니다.

이런 상황이라면

예를 들어 직원 12명 도매업체가 3년째 엑셀 출근부와 메신저 보고로 근태를 관리한다고 가정해 보겠습니다.
담당자가 매주 시트를 갱신하고 월말에 수당을 계산하는데,
최근 연장근무 시간을 두고 직원과 서로 다른 숫자를 꺼내는 일이 생겼습니다.
어느 쪽도 증명할 수 없다는 것이 진짜 문제입니다.

갈아타기를 미루는 이유는 대부분 전환 리스크입니다.
새 방식이 안 맞으면? 직원들이 안 쓰면? 그래서 이 플랜은 끊고 옮기는 방식이 아니라 겹쳐 두고 검증하는 방식입니다.
2주 동안 두 기록이 같으면 옮겨도 된다는 증거가 생기고,
다르면 원인을 잡은 뒤 옮기면 됩니다.
어느 쪽이든 잃는 것이 없습니다.

세팅 순서

1. 준비 — 데이터 정리(하루) — 엑셀에서 옮길 것은 세 가지뿐입니다: 직원 명단,
   입사일,
   올해 연차 사용 현황.
   과거 출퇴근 기록은 옮기지 않고 파일째 보관합니다.
2. 회사 등록 — 카카오·네이버·구글 계정으로 등록합니다.
   신용카드도,
   영업 상담 전화도 없습니다.
3. 기본 세팅(하루) — 사업장 GPS 반경을 잡고,
   부서를 만들고,
   직원 입사일을 입력합니다.
   입사일이 들어가면 연차가 자동 계산되기 시작합니다.
4. 직원 초대(1주차) — 전 직원을 초대하고 휴대폰 홈 화면에 추가하게 안내합니다.
   "내일부터 이걸로 출근 찍습니다" 한 마디면 됩니다.
5. 병행 2주(1~2주차) — 2주 동안 엑셀과 인사책에 같이 기록합니다.
   주말마다 두 기록을 대조해 차이 난 날의 원인(반경 밖 출근,
   태그 누락 등)을 잡습니다.
6. 엑셀 은퇴 — 2주간 차이가 없으면 엑셀은 과거 기록 보관용으로 동결하고,
   이후 기록은 인사책만 씁니다.

세팅 후 달라지는 것

표의 변화 중 가장 오래가는 것은 기록 신뢰입니다.
연장근무 숫자를 두고 서로 다른 표를 꺼내던 관계가 같은 화면을 보는 관계로 바뀝니다.
참고로 병행 기간에 차이가 나는 날은 대부분 시스템 오류가 아니라 그동안 엑셀이 놓치던 실제 상황입니다 — 그것을 발견하는 것 자체가 병행 2주의 수확입니다.

자주 묻는 것

과거 3년치 엑셀 기록도 옮겨야 하나요? 아닙니다.
과거 기록은 법정 보존 기간 동안 파일로 보관하면 충분합니다.
이사는 "오늘부터의 기록"을 옮기는 일이지 과거를 이관하는 일이 아닙니다.

직원들이 귀찮아하지 않을까요? 출근이 버튼 한 번이고,
자기 근태와 연차 잔여를 직원 본인이 볼 수 있게 됩니다.
기록이 투명해지면 아쉬운 쪽은 회사가 아니라 없던 겁니다 — 대개 2주 병행이 끝나기 전에 익숙해집니다.

퇴근을 깜빡 안 찍으면 어떻게 되나요? 미퇴근 상태로 남으면 18시에 자동 퇴근 처리되고,
실제와 다르면 관리자가 확인해 바로잡을 수 있습니다.
병행 기간에 이런 누락 패턴을 잡아 두면 됩니다.

다음 행동: ① 무료 시작에서 회사를 등록하고 직원 명단부터 넣어 보세요.
② 출퇴근 기능에서 병행 기간에 확인할 기록 방식을 미리 봐 두세요.