경비 처리 월 마감 루틴 만들기 — 카테고리 세팅부터 마감까지

월말이면 직원들이 영수증 뭉치를 들고 오고,
경리 담당자는 밤늦게까지 엑셀과 씨름하는 풍경.
경비 처리는 월말 이벤트가 아니라 매일 조금씩 쌓이는 루틴으로 바꿔야 편해집니다.
이 글대로 세팅하면 다음 달부터 마감이 하루 일로 줄어듭니다.

이런 상황이라면

예를 들어 영업직 5명이 매달 식대·교통비·주유비를 쓰는 직원 14명 규모 회사라면,
문제는 금액이 아니라 시점입니다.
지출은 매일 생기는데 정리는 월말에 몰아서 하니 기억이 안 나고 증빙이 사라집니다.
지출한 그날 앱에서 청구하게 만드는 것이 이 플레이북의 전부입니다.

경비 처리가 늦어지는 구조적 이유는 직원에게 청구가 손해 보는 일처럼 느껴진다는 데 있습니다.
영수증을 모았다가 양식을 찾고 언제 될지 모를 정산을 기다리는 과정이 번거로우니,
소액은 포기하거나 월말에 몰아서 한꺼번에 올립니다.
청구가 그 자리에서 30초에 끝나면 이 심리가 뒤집힙니다.
지출 직후 택시 안에서,
식당을 나서며 바로 올리는 습관이 자리 잡으면 월말에 처리할 것 자체가 없어집니다.
담당자 입장에서도 달라집니다.
월말에 도착하는 것은 영수증 뭉치가 아니라 이미 카테고리별로 정리되고 결재까지 끝난 목록이므로 마감은 검토와 확정 작업으로 줄어듭니다.
지출 데이터가 카테고리별로 쌓이면 어느 항목이 늘고 있는지도 보여 비용 이야기를 감이 아니라 숫자로 할 수 있고,
세무 신고를 맡기는 회계사무소에 전달할 자료 정리도 같은 목록에서 시작하면 됩니다.

준비물

• 우리 회사 지출 유형 목록 (식대,
  교통비,
  소모품비 등)
• 법인카드 사용 내역 (카드사 명세 참고)

세팅 순서

1. 경비 카테고리 정리 — 경비 메뉴에서 우리 회사가 실제 쓰는 카테고리를 정리합니다.
   기본 카테고리에서 안 쓰는 것은 빼고 자주 쓰는 것 위주로 단순하게 시작하세요.
2. 결재선 연결 — 경비 청구가 부서장→대표(또는 담당자) 순서로 승인되도록 결재선을 연결합니다.
3. 직원 청구 습관 만들기 — 직원들에게 지출한 그날 앱에서 카테고리를 골라 금액과 내역을 기재해 청구하도록 안내합니다.
   인사책은 영수증 사진 업로드 대신 텍스트로 내역을 남기는 방식이라 청구가 가볍고,
   종이 영수증 원본은 회사 규정대로 따로 모으면 됩니다.
4. 법인카드 내역 관리 — 법인카드 지출은 법인카드 내역으로 함께 관리해 개인 청구와 구분합니다.
5. 월 마감 — 월초에 지난달 청구를 마감합니다.
   승인 완료된 청구만 모아 카테고리별로 확인하고 마감 처리하면 그달 경비가 확정됩니다.

세팅 후 달라지는 것

자주 묻는 것

영수증 사진은 왜 안 올리나요? 인사책은 서비스를 무료로 유지하기 위해 이미지 업로드 대신 텍스트 기재 방식을 씁니다.
지출 증빙 원본 보관은 세법 기준을 따르되,
청구·승인·집계는 앱에서 처리하는 구조입니다.

개인카드로 쓴 경비도 처리되나요? 네.
카테고리를 골라 청구하면 승인 후 급여일 등에 정산해 주는 방식으로 운영하면 됩니다.

마감 후 늦게 올라온 청구는요? 다음 달 청구로 넘기는 원칙을 정해 두면 마감이 흔들리지 않습니다.

다음 행동: ① 경비 관리 기능에서 카테고리 구조 확인 ② 무료로 시작하기에서 경비 결재선 만들기