전자결재 처음 도입 — 부서장→대표 2단계 결재선 세팅

휴가는 카톡으로, 경비는 구두로, 연장근무는 메일로 승인하고 있다면 무엇을 승인했는지 나중에 아무도 찾을 수 없습니다. 전자결재 도입의 첫걸음은 거창한 규정이 아니라 부서장→대표 2단계 결재선 하나를 만드는 것입니다. 이 글대로면 1시간 안에 첫 결재가 올라옵니다.

이런 상황이라면

예를 들어 직원 15명, 팀 3개인 무역회사에서 모든 승인이 대표에게 직접 오는 구조라면, 대표는 사소한 반차 승인까지 떠안고 직원은 대표가 바쁘면 며칠씩 기다립니다. 부서장이 1차로 거르고 대표가 최종 승인하는 2단계 결재선만 만들어도 승인 흐름이 정리됩니다.

전자결재 도입이 실패하는 회사들은 대개 첫 세팅에서 모든 서식과 규정을 완벽하게 갖추려다 지칩니다. 결재 규정집부터 만들고 문서 번호 체계를 정하고 예외 케이스를 전부 정의하려면 시작 전에 힘이 빠집니다. 반대로 성공하는 순서는 단순합니다. 가장 자주 일어나는 신청 하나(대부분 휴가)를 가장 단순한 결재선에 태워 굴리기 시작하고, 불편한 지점이 보이면 그때 단계와 전결을 조정하는 것입니다. 결재선이 생기면 부수 효과도 따라옵니다. 승인 권한과 순서가 명시되므로 부서장의 역할이 분명해지고, 대표가 자리를 비워도 회사가 돌아가는 위임 구조의 첫 단추가 끼워집니다. 신청과 승인 이력은 그 자체로 회사의 의사결정 기록이 되어, 몇 달 뒤 그때 누가 승인했는지라는 질문에 화면 하나로 답할 수 있게 됩니다. 도입 공지는 거창할 필요 없이, 다음 주부터 휴가 신청은 앱으로 받는다는 한 줄이면 충분합니다.

준비물

• 부서 구성과 부서장 명단
• 어떤 신청부터 전자결재로 돌릴지 결정 (휴가부터 시작 추천)

세팅 순서

1. 부서 트리 정리 — 조직 메뉴에서 부서를 만들고 직원을 배치합니다. 결재선은 조직 구조를 따라가므로 이 작업이 먼저입니다.
2. 결재선 지정 — 결재 설정에서 1차 부서장, 2차 대표의 2단계 결재선을 만듭니다. 다단계 결재가 필요한 팀은 단계를 늘리면 됩니다.
3. 휴가 신청부터 연결 — 가장 빈도가 높은 휴가 신청을 결재선에 연결합니다. 직원이 연차를 신청하면 부서장→대표 순서로 승인 요청이 흘러갑니다.
4. 연장근무·경비로 확장 — 휴가 결재가 자리 잡으면 연장근무 사전 신청과 경비 청구도 같은 결재선에 연결합니다.
5. 푸시 알림 확인 — 결재 요청과 승인 결과는 앱 푸시로 통지됩니다. 결재자들이 홈 화면 추가를 마쳤는지 확인하세요.
6. 전결 규칙 정리 — 반차처럼 가벼운 건은 부서장 전결로 끝내도록 설정하면 대표에게 오는 결재량이 줄어듭니다.

세팅 후 달라지는 것

자주 묻는 것

결재선을 부서마다 다르게 할 수 있나요? 네. 결재선 지정은 유연해서 부서별로 다른 단계와 결재자를 둘 수 있습니다.

대표가 자리를 비우면 결재가 멈추지 않나요? 부서장 전결 범위를 넓혀 두면 일상 결재는 부서장 선에서 끝나고, 대표 승인이 꼭 필요한 건만 기다리게 됩니다.

직원들이 어려워하지 않을까요? 직원 화면은 신청 버튼과 진행 상태가 전부라 안내 없이도 금방 적응합니다.

다음 행동: ① 전자결재 기능에서 결재선 구조 확인 ② 무료로 시작하기에서 부서 트리 만들기