법인카드 사용 규정 예시, 한도·증빙·승인 기준 만들기

이런 분께 — 법인카드를 직원 3~5명에게 막 발급했는데 "어디까지 써도 되나요"라는 질문이 반복되고, 월말 카드 명세서와 영수증을 맞추느라 반나절을 쓰는 사장님·경리 담당자께.

결론부터

법인카드 규정의 핵심은 딱 네 가지입니다. ① 허용 항목 ② 건별·월별 한도 ③ 증빙 의무 ④ 결재선. 이 네 가지를 한 페이지로 정리해 발급 시 함께 서명받으면, 규정 분쟁의 90%가 사라집니다.

규정의 목적은 직원을 감시하는 것이 아니라 "이건 써도 되는 비용인지"를 매번 묻지 않게 만드는 기준을 통일하는 것입니다. 기준이 명확하면 직원은 안심하고 쓰고, 회계는 마감이 빨라지며, 세무상 부인당할 비용을 사전에 걸러낼 수 있습니다.

규정에 반드시 들어갈 4가지

1. 허용 항목 (포지티브/네거티브)

무엇을 살 수 있는지를 정합니다. 두 가지 방식이 있습니다.

• 포지티브 리스트: 허용 항목만 나열(소모품, 업무용 도서, 거래처 식대 등). 통제가 강합니다.
• 네거티브 리스트: 금지 항목만 나열(개인 생필품, 주류 단독 결제, 상품권 등). 운영이 유연합니다.

소규모 사업장은 네거티브 리스트가 실용적입니다. "이건 안 됨"만 짧게 정하고 나머지는 업무 관련성으로 판단합니다.

2. 한도 (건별·월별·직급별)

한도는 두 축으로 정합니다.

• 건별 한도: 1회 결제 상한. 이 금액을 넘으면 사전 승인 필요.
• 월별 한도: 카드별 월 누계 상한.

직급별로 차등을 두려면 "팀원 / 팀장 / 임원" 3단계면 충분합니다. 한도 금액은 회사 사정에 맞게 정하되, 건별 한도는 "이 금액 이상은 사장 결재"라는 사전승인 트리거 역할을 하도록 설계하는 것이 핵심입니다.

3. 증빙 의무

법인카드 매출전표(카드 영수증)만으로는 세무상 충분하지 않은 경우가 많습니다. 다음을 함께 보관하도록 규정에 명시합니다.

• 사용 목적·동석자: 거래처 접대비는 누구와 어떤 목적으로 썼는지 메모 필수.
• 간이영수증/현금영수증: 카드 외 결제 시.
• 거래처 식대: 접대비는 한도·증빙 요건이 일반 복리후생비보다 까다로우므로 사용 목적을 반드시 기록.

증빙은 "결제 후 3영업일 이내 제출"처럼 기한을 정해야 월마감이 밀리지 않습니다.

4. 결재선

금액 구간별로 누가 승인하는지 미리 정합니다. 사후 결재(쓰고 나서 승인)와 사전 결재(쓰기 전 승인)를 금액으로 구분하는 것이 핵심입니다.

법인카드 사용 규정 예시 (그대로 복사)

[법인카드 사용 규정]
제1조(목적) 본 규정은 회사 법인카드의 사용 기준과 절차를 정한다.
제2조(사용 가능 비용)
  업무 수행에 직접 관련된 비용에 한해 사용한다.
제3조(금지 사항)
  1. 개인적 용도의 구매
  2. 상품권·금·귀금속 등 환금성 물품
  3. 주류만 단독 결제 (식대 동반 시 예외)
제4조(한도)
  - 건별 한도: ○○만원 (초과 시 사전 승인)
  - 월별 한도: 카드별 ○○만원
제5조(증빙)
  결제 후 3영업일 이내 영수증과 사용 목적을 제출한다.
  거래처 접대비는 동석자·목적을 함께 기록한다.
제6조(결재선)
  - 건별 ○만원 이하: 사후 결재
  - 건별 ○만원 초과: 사전 승인 후 사용
제7조(위반 시) 사적 사용액은 본인이 변상하며, 반복 시 카드 회수.

○○ 자리만 회사 사정에 맞게 채우면 됩니다.

월마감 절차

1. 명세서 수령: 카드사 월별 사용 명세서를 받습니다.
2. 영수증 대조: 명세서 건별로 제출된 영수증·목적 메모를 맞춥니다.
3. 계정 분류: 복리후생비 / 접대비 / 소모품비 등으로 분류합니다. 접대비는 별도 한도 관리가 필요합니다.
4. 누락 처리: 증빙이 없는 건은 담당자에게 소명 요청, 사적 사용은 변상 처리.
5. 회계 반영: 분류 완료분을 회계에 반영하고 보관합니다.

자주 하는 실수

• 목적 메모 누락: 카드전표만 있고 "누구와 왜"가 없어 접대비가 비용으로 인정받기 어려워지는 경우.
• 주말·심야 결제 방치: 업무 외 시간 결제를 점검하지 않으면 사적 사용이 누적됩니다.
• 한도만 정하고 결재선 누락: 한도를 넘는 결제가 사전 승인 없이 일어나면 통제 의미가 없습니다.
• 상품권 구매: 환금성 물품은 세무·통제상 가장 위험한 항목입니다. 명시적으로 금지하세요.
• 개인카드 혼용: 업무비를 개인카드로 먼저 쓰고 나중에 정산하면 증빙 추적이 어려워집니다. 규정으로 분리하세요.

인사책으로 간단히

인사책의 전자결재와 경비 모듈을 쓰면 법인카드 사용 건을 텍스트로 기록하고 결재선을 태워 승인 이력을 남길 수 있습니다. 항목·한도·결재 단계를 미리 설정해두면 직원이 사용 목적과 금액을 입력하는 즉시 정해진 결재선으로 흘러가고, 월마감 때 승인 이력과 함께 한눈에 정리됩니다. 영수증은 이미지 업로드 대신 금액·가맹점·목적을 텍스트로 남기는 방식이라 별도 비용 없이 운영할 수 있습니다.